Послуги

  • Сайти
  • Контент
  • Просування
  • Бітрікс24
  • Додатки
Усі послуги Оплата
Бітрікс24
Усі послуги Оплата

Пошук

  • Разработка интернет-магазина под ключ
  • Разработка сайтов
  • Разработка леднигов
  • Разработка на битрикс24
  • Разработка на Вордпресс

Кейс: бізнес-процес Бітрікс 24 для пошуку втрачених посилок

На одному з наших проектів виникла проблема, яка в черговий раз зажадала вдатися до рішень Бітрікс 24. Йдеться про кур’єрську службу доставки B2CPL – одного з найбільших операторів доставки вантажів у Росії. При таких обсягах роботи втрата посилок стає досить частим явищем, що потребує швидкої та налагодженої роботи з їхнього пошуку. Це завдання і передбачалося вирішити за допомогою CRM Бітрікс24.

Постановка задачі та пошук рішень Бітрікс 24

У конкретному випадку було важливо, щоб відділення у всіх регіонах могли отримати оперативний сигнал, щоб тут же промоніторити посилки і знайти вантаж, що заблукав. Без автоматизації процесу на подібний сценарій йде досить багато часу, і саме тому було вирішено оптимізувати процес і зробити його ефективнішим за допомогою рішень системи Бітрікс24.

Початок роботи над проблемою

Для початку роботи необхідно виділити основні завдання та особливості процесу:

  • Жива стрічка. У живій стрічці Бітрікс24 менеджеру клієнтського відділу буде зручно ініціювати пошуки втраченої посилки. Для цього достатньо заповнити коротку форму.
  • Передача заявки на пошук від одного співробітника іншому. Це завдання дозволяє вирішити проблему масового пошуку посилок, адже у процесі беруть участь різні відділи компанії: кур’єрська служба, склади, офіси.
  • Контроль термінів. Щоб процес пошуку не затягувався, кожен відділ повинен приймати заявку та реагувати на неї у певні терміни.

Після того, як було складено план дій, ми перейшли до реалізації цього бізнес-процесу.

Реалізація рішень Бітрікс 24

Почати вибудовувати бізнес-процес треба було зі створення форми в живій стрічці. Робота з нею відбувається легко та інтуїтивно зрозуміло. Щоб розпочати пошук посилки, менеджеру знадобиться лише заповнити форму пошуку. Для цього потрібні такі дані:

  • Трек-номер втраченої посилки;
  • інформація про те, від кого надійшла заявка (менеджер/клієнт);
  • кому зі співробітників надіслати заявку;
  • додаткова інформація (у разі потреби).

В результаті CRM створює нову угоду і запускає бізнес-процес у Бітрікс24. Після отримання заявки співробітник зобов’язаний виконати одну з таких дій:

  • Почати пошук вантажу;
  • у разі потреби запитати додаткову інформацію;
  • перенаправити заявку на іншого співробітника.

Щоб заявка була точно виконана в конструкторі, є дія «Цикл». Воно надсилатиме заявку на одного співробітника стільки разів, скільки потрібно для її прийняття. У той же час працює дія «Паралельне виконання», яка в даному випадку відповідає за облік часу. Якщо строків не дотримано, то менеджер, який складав заявку, може продовжити час на її виконання або скасувати.

Якщо співробітник, на якого було надіслано заявку, не знайшов посилку у своєму відділі, то він повідомляє про це менеджеру. Після цього починає працювати можливість передачі заявки від одного відділу до іншого, щоб пошук функціонував більш гнучко.

На жаль, трапляється і так, що посилка втрачається безповоротно. Це загрожує проблемами у відносинах із клієнтом. У цьому випадку знадобляться документи на виплату компенсації, які проходять узгодження в послідовному режимі: спочатку через менеджера з претензіями, потім через менеджера з роботи з керівником клієнтського відділу, директора компанії і на останньому етапі потрапляють до бухгалтера. Ця система також реалізується через Бітрікс24. Крім того, на кожному етапі співробітник може запросити необхідну інформацію або повернути документ на доопрацювання.

Що вийшло

При втраті посилки велика ймовірність конфлікту з клієнтом, як наслідок, і його небажання співпрацювати надалі. У зв’язку з цим важливо у максимально короткий термін вирішити проблему. Система і рішення Бітрікс24 стануть відмінним помічником у побудові грамотного бізнес-процесу. Завдяки інструментам ймовірність втрати посилки у відділах зводиться до мінімуму, а контроль часу допоможе прискорити процес та не забути про поставлене завдання.

Підсумок проведених робіт:

  • Менеджеру не доведеться здійснювати нескінченні дзвінки співробітникам з безліччю питань, достатньо заповнити заявку в живій стрічці;
  • якщо не вистачає відомостей про надсилання їх можна запросити через систему, що збереже час на здійсненні непотрібних дзвінків;
  • система з контролем часу не дає змоги проігнорувати процес пошуку, прийом заявки та розшук повинні бути виконані у визначений термін;
  • оптимізація багатоетапного процесу видачі компенсації клієнту, якщо посилка загубилася безповоротно.

Автоматизація бізнес-процесу за допомогою програми і вирішень велику кількість проблем. В даному випадку вона убезпечить компанію від негативу з боку клієнта та допоможе загладити ситуацію в найкоротші терміни.

Бажаєте обговорити проект?

Залишіть ваш номер телефону і наш менеджер зв'яжеться з вами найближчим часом

Над кейсом работали