Кейс: бизнес-процесс согласования договора Битрикс24
Суть проблемы
Работа с b2b-клиентами часто требует согласования договора. Но зачастую нестандартные договора, включающие в себя дополнительные условия, существенно усложняют и затягивают процессы согласования. Необходимость оптимизировать такие процессы через Битрикс24 появилась у нашего постоянного клиента — B2CPL, одной из ведущих курьерских служб.
Реализация решения
Для начала в воронке лидов Битрикс24 мы добавили две новые стадии: «Согласование условий» и «Согласование договора». Сам алгоритм действий был реализован через бизнес-процессы.
Определение типа договора
Менеджер указывает тип договора (стандартный или нет), в зависимости от которого меняется цепочка согласования: лица, согласовывающие договор, и сам процесс принятия условий. Исходя из перечня и типа услуг, входящих в договор, могут дополнительно назначаться ответственные сотрудники.
Процесс принятия условий
Алгоритм подразумевает согласование условий договора со стороны всех ответственных сотрудников. Каждому из них показывается специальный блок с двумя вариантами решения: «утвердить» или «отклонить». При утверждении условия согласовываются; в случае отклонения договора можно оставить комментарии для доработки и документ отправится на повторный пересмотр.
Уведомление об отклонении условий:
Повторная проверка и уточнения
Когда все условия согласованы, на Битрикс24.Диске создаётся папка, в которую загружается скан договора и повторно осуществляется проверка типа договора. В случае нестандартного договора создаётся задача по уточнению особенностей работы с данным клиентом, ответственным за которую назначается менеджер клиентского отдела.
Отправка готового договора
Завершающий этап: полностью готовый договор направляется на подписание его с клиентом.
Результат
Написанный нами бизнес-процесс даёт возможность формализовать процесс согласования, автоматизировать его составляющие и отслеживать статус выполнения. Рабочие процессы упрощаются, позволяя быстрее и качественнее обслуживать клиентов.
Комментарии