Послуги

  • Сайти
  • Контент
  • Просування
  • Бітрікс24
  • Додатки
Усі послуги Оплата
Бітрікс24
Усі послуги Оплата

Пошук

  • Разработка интернет-магазина под ключ
  • Разработка сайтов
  • Разработка леднигов
  • Разработка на битрикс24
  • Разработка на Вордпресс

Управління віддаленою командою у 2023 році. Особливості та ефективні рішення

Дізнайтесь про ефективні інструменти та рішення управління віддаленою командою, які використовуються компаніями у 2023 році. У статті ми торкаємось таких тем, як: загальний погляд на проблему віддаленої роботи, статистика про вплив комунікацій на робочі процеси, 6 найпопулярніших проблем, які виникають в процесі формування комунікацій і робочих стосунків між членами команди, моніторинг продуктивності та багато інших.
Даний матеріал буде корисний як менеджерам, так і керівникам компаній для розуміння сучасних тенденцій у роботі віддалених команд.

Загальні проблеми побудови віртуальної команди

Віддалена команда у бізнесі – це завжди складнощі, які не можна вирішити одночасно. Постійно треба контролювати ситуацію, шукати шляхи оптимізації процесів, налагоджувати командну роботу і на регулярній основі впроваджувати найефективніші рішення.

Побудова міцних онлайн стосунків передбачає зусилля і спільну організацію всіх частин робочого процесу.

У нас тут і різні часові пояси, і різні культури, різний менталітет, різний підхід до розв’язання питань.

Керівник команди має знати, які саме важелі треба задіяти в тих чи інших ситуаціях. І в цій статті ми розглянемо найцікавіші моменти, що найбільш актуальні у 2023 році. Розподіл завдань поточного проєкту – це тільки невелика частина, яка має бути вирішена. 

Основне завдання це налагодження успішного спілкування між членами команди, що працюють разом. Саме через брак ефективних комунікаційних рішень виникають всі інші ускладнення.

Для багатьох менеджерів управління командою не стоїть у пріорітеті, вони зосереджені на виконанні окремих завдань і реагують вже тоді, коли виникають проблеми, замість того, щоб створити вдалі умови, щоб цих проблем уникнути заздалегідь.

Основна проблема в управлінні командою дистанційно – це відсутність якісного зв’язку. І тут мова не про стабільність інтернет з’єднання, а про регулярність спілкування, про наявність взагалі такого явища як спілкування. Це впливає на роботу всієї команди, на прийняття рішень, на результат, на швидкість виконання задач, на якість.

Віртуальна командна у 2023 році

Сучасне управління командою у 2023 році це передусім розробка і втілення індивідуальних рішень на основі загальних шаблонів, що успішно використовуються по всьому світі.

Кожна команда – це унікальний набір окремих фахівців. Добре знаючи шаблони управління, менеджер може успішно займатись формуванням індивідуального стилю і підходу, який буде актуальний лише для певної групи людей.

Для успішного управління віддаленою командою потрібно чітко знати шляхи налагодження стосунків між членами команди, основні труднощі в робочих процесах, а також методи їх подолання. Розгляньмо більш детально ці теми.

Чому якісне виконання віддаленої роботи це передусім налагодження стосунків між членами команди?

Звернемось до статистичних даних, щоб аргументувати своє ставлення до цього процесу:

  1. ¾ роботодавців вважають, що командна робота та співпраця являються основними і пріорітетними напрямками в побудові робочих процесів. Але при цьому лише 18% з них можуть похвалитись оглядами ефективності, в яких фігурувала “оцінка ефективності”.
  2. Неефективне спілкування, відсутність або недостача прямої співпраці для 86% робітників (в тому числі і керівників) є основними причинами невдач на роботі.
  3. Більш ніж половина співробітників вважають почуття спільності, святкування урочистих дат, приємних колег і спільну місію компанії основними причинами, які утримують їх у команді довше, ніж матеріальні і кар’єрні інтереси.
  4. Трохи більше чверті робітників залишають компанію у перший рік за причиною відчуття відірваності від команди і загального процесу.
  5. Ефективні комунікативні процедури можуть збільшити ймовірність продовжити роботу після першого року у 4,5 рази.

Якщо узагальнити наведені дані, то можна зробити висновок, що відсутність командної роботи, комунікаційних заходів, моніторингу стану окремих членів команди змушує звільнятись або виконувати роботу набагато гірше. І це дані по фізичним офісам, то можна тільки уявити, наскільки все складніше із віртуальною командою.

Проблема, що має рішення

Це проблема, яка має шляхи вирішення. І для початку важливо зрозуміти, що без відповідних процедур навіть найпрофесійніші програмісти, найрозумніші айтівці не будуть показувати свої здібності повною мірою.

Не всі працівники готові до віддаленої роботи і не цілком розуміють, як це працює. Тому однією із частин роботи кожного менеджера є процес навчання і так званий гайдінг новачків.

Якщо робітник залучається до запущеного процесу, вже існуючого проєкту, то тим паче ризикувати не можна, треба мати під рукою всі необхідні інструменти для вирішення тих чи інших проблем віртуальної команди.

Якщо робота не буде проведена вчасно і безпосередньо вами (менеджером), тоді інші члени команди будуть змушені відволікатись на процес навчання новачків, чим автоматично зменшувати час на виконання безпосередньо самої роботи.

У цій статті далі ми детально розглянемо всі шість найважливіших і найпоширеніших проблем під час керування віддаленою командою, щоб знайти стратегічні шляхи їх подолання.

Цей текст буде корисний не тільки менеджерам, що керують групами айтівців, а й керівникам компаній, щоб розуміти все тонкощі сучасного командотворення і ефективного подолання труднощів на шляху до успішних завершених проєктів.

Banner

6 найпопулярніших проблем, які виникають в процесі формування комунікацій і робочих стосунків між членами команди

1. Спілкування, комунікації

Це перший і найочевидніший етап, з яким стикаються абсолютно всі віддалені робітники. Мова тут йдеться не стільки про сам процес спілкування, а про його ефективність. Побудова чіткого шаблону спілкування, дотримання певних правил підвищить шанси на гарну продуктивність. Між сеансами відеозв’язку, між загальними обговореннями завжди існує цей момент “тиші”, коли айтівець сам керує своїми робочими процесами. Без належної комунікативної бази цей процес може стати джерелом неефективного використання ресурсів команди, бо є ризик виникнення відчуття перевантаження простими завданнями, збільшення витрат енергії на розмови між членами тощо.

2. Моніторинг продуктивності

Контроль завжди впливає на результат. Враховуючи перший пункт, моніторинг продуктивності команди може стани фінальним кроком у прірву невдалих проєктів. Кожен менеджер має розробити свій власний підхід у слідкуванні за процесом виконання і окремих завдань і загального плину. Важливо, щоб цей підхід був достатньо зрозумілий кожному члену команди, а процес контролю був прозорий і доступний кожному. Іншими словами, кожний має знати, як працює його колега. У випадку, коли він випереджає інших, це мотивує для покращення роботи і є гарним прикладом для наслідування. Коли ж хтось недопрацьовує, то про це також має знати кожен член команди, щоб у разі чого допомогти подолати локальні труднощі або ж змінити підхід у комунікаціях, покращити умови для збільшення продуктивності.

Менеджер, маючи на руках інструменти контролю, має чудову змогу вчасно реагувати на зміни, особливо у разі виникнення проблем. Якщо ж проєкт успішно виконується, це значить, що напрацьовані механізми моніторингу вдалі і їх можна продовжувати використовувати і вдосконалювати.

3. Культура компанії. Візія, місія організації

Віддалена робота – це не про анонімність. Якщо є мета залучити до робочих процесів дійсно якісних айтівців (наприклад, з України), то вектор компанії, професійна етика має бути доступною, прозорою, простою. Напрямок компанії повинен мати синергію з робітниками. Внутрішній стан команди, відношення до новачків, підтримка, навчання – все це впливає на кінцевий результат і підвищує шанси віддаленого робітника бажати працювати якомога краще, не соромитись демонструвати свої навички, досягати успіхів у поточному проєкті, щоб бути залученим до інших, не менш цікавих.

Невизначеність місії і візії компанії не дає повною мірою віддаленому айтівцю зрозуміти, до чого він причетний, як працює цей механізм, на чому базуються робочі процеси. Ця недостача інформації витрачає додаткові ресурси окремого робітника і таким чином впливає на ефективність, якість роботи, зосередженість, на мотивацію. Чим менше найнятий робітник знає про наміри компанії, про її цінності і принципи, тим більше шанси, що у майбутньому він буде шукати більш гідного роботодавця, коли доля негативних факторів переважить всі плюси.

4. Планування зустрічей і поточних завдань

Планування синхронних завдань і зустрічей часто стає центральною проблемою у віддалених колективах. Тут починає спрацьовувати технічна сторона (різні часові пояси, різні графіки роботи членів команди). Без чітко встановленого зрозумілого кожному розкладу регулярних мітингів, робота віддаленої команди ризикує втратити сеанси мозкового штурму, надолужити згаяний час або просто порозумітись в окремих питаннях.

Через те, що комунікація являється основою всіх ефективних робочих процесів, то будь-яке порушення її якості, відсутність графіку, чіткого розпорядку неодмінно вплине на результат і успіх IT проєктів.

5. Довіра між членами команди

Чітка структура спілкування, моніторинг продуктивності формує довіру між членами віддаленої команди, дає змогу для більш вільного робочого процесу. Це стосується і менеджера, керівника колективу. Якщо він не слідує початковим домовленостям, вимагає додаткових об’ємів, змушує виконувати інші завдання, що не зазначені планом проєкту, довіра буде падати катастрофічними темпами і рано чи пізно призведе до краху і низки звільнень.

6. Командна робота

Великих результатів не можна досягти без цілісної команди, яка працює як єдиний організм. Довіра, комунікація, прозорість, дисципліна – всі ці складові впливають на командний дух, на внутрішній стан віддаленого колективу.

Окрім робочих моментів менеджеру важливо планувати пошук спільних тем для сторонніх розмов, для відволікання, для розвантаження напружених етапів через свійські невимушені бесіди.

Багато хто з керівників недооцінюють соціальні зв’язки всередині команди, через що втрачають цінні ресурси, потенціал окремих членів не розкривається максимально, дискомфорт і напруженість комунікацій призводить до загального додаткового навантаження і збільшення стресових факторів.

Banner

Як розв'язати проблеми, щоб оперативно скорегувати стосунки і настрій на віртуальному робочому місці

Як було сказано раніше, будь-яка команда унікальна. Маючи уявлення про базові речі, менеджеру потрібно знайти свій власний підхід для розв’язання визначених проблем. Їх може бути максимально багато, може бути всього одна. Але так чи інакше – тип особистості, властиві риси кожного з членів команди, смаки, характерні звички, культурне походження, етнічні особливості – все це має бути зауважено для подальшого опрацювання і формування найбільш вдалих шляхів рішення.

Ви – лідер

Коректне позиціювання в колективі додасть не тільки поваги, субординації, але й буде мати ефект надання прикладу. Ваша поведінка, відношення до роботи – все це на поверхні і айтівці звертають на це увагу, тому почніть із себе будувати ідеальну команду для віддалених проєктів. Зробіть з самого себе цього ідеального працівника, на якого інші будуть дивитись і намагатись бути схожими на вас. Станьте прикладом для своїх найманих IT професіоналів.

З огляду на це, ось невеликий посібник із керування віддаленими командами та побудови онлайн-взаємовідносин на основі кожного завдання:

Як налагодити стосунки з віддаленою командою: стислий посібник для керівників

Banner

Крок №1: Внутрішні комунікації – пріоритетний напрямок 

Вже вкотре ми згадуємо про це у статті, тож можна було вже вивчити і запам’ятати. І ми не втомимось повторювати про центральний, базовий фактор побудови якісної віддаленої команди. 

Не треба недооцінювати комунікації, зробіть їх якомога приємними для всіх членів. Не забувайте, що саме недопрацювання у спілкуванні є початком всіх інших проблем. Це – це ключ до продуктивної та динамічної команди.

Зафіксуйте як менеджер пріоритет у комунікаціях. Створіть кращі умови для вдалих сеансів на будь-якому етапі проєкту.

1. Пошук часу, щоб бути на зв’язку

Як мінімум 1 раз на місяць ви маєте спілкуватись віч-на-віч з кожним членом команди. Спонтанна п’ятихвилинна бесіда у робочий час зробить свою справу, і цей час легко наженеться робітником, особливо якщо розмова буде у позитивному руслі.

Це має бути звичайна бесіда, без прив’язки до робочих моментів. Що саме і як говорити, це все унікальний підхід, що має бути знайдений кожним з менеджерів індивідуально. Ключові фактори тут – регулярність (1 раз на місяць як мінімум) і спонтанність. Це має бути невимушена бесіда, яка надасть інформацію як керівнику щодо стану цього айтівця, так і навпаки.

Як результат такого формату і підходу, ви будете розуміти, що жоден із членів команди не відчуває себе осторонь, особливо якщо частина колективу знаходиться в офлайн офісі і має можливість спілкуватись наживо один з одним, а деякі робітники працюють віддалено.

Кожен з учасників має володіти свіжими даними щодо спонтанних дискусій, особливо по робочих моментах. Ніхто з членів команди не має стояти осторонь всіх новин щодо поточному проєкту.

2. Інвестиції в комунікації

Якщо бюджет компанії дозволяє, то треба не економити на якості зв’язку. Інвестуйте в гаджети, що покращать ваше спілкування, зробіть чистоту в ефірі доступними засобами.

Інструменти відеоконференцій

Майте на увазі, що відеодзвінок набагато цінніший, ніж голосовий по Skype, тому Zoom чудовий варіант, який успішно використовується по всьому світі багатьма компаніями. Одна із важливих переваг цього онлайн інструменту – це можливість зробити відеозапис проведеної зустрічі, що дає змогу члену команди, що не був присутній, бути в курсі останніх подій.

Інструменти командного спілкування

Ще один вдалий інструмент Slack дозволяє розділити обговорення на різні теми. Чати отримують специфічний контекст шляхом додання зображень, емодзі, посилань, аудіо та відеофайлів. Схожа альтернатива – це Hipchat.

Banner

Крок №2. Чіткі терміни виконання, суворі дедлайни

Ефективне керування термінами виконання роботи, контроль якості, кількості результатів є також важливою складовою успішної віддаленої команди і шляхом відстеження часу та продуктивності.

В цьому аспекті потрібно враховувати два фактори:

1. Максимально прозорі дедлайни

Будьте впевнені, що ви охопили:

  • “коли” – чіткий час виконання, з точністю до години, враховуючи часові пояси і особливості графіку роботи окремого робітника;
  • “як” – спосіб доставки або як буде продемонстрований результат окремого завдання, на якій платформі, чи потрібні для цього додаткові інструменти;
  • “сповіщення” – на якому каналі і кого треба сповістити про виконання (звітування).

2. Доступність

Завершення чергового сеансу спілкування має супроводжуватись контролем того, щоб кожен з членів команди мав повну інформацію щодо тем, які були, дані, що потрібні для подальшої роботи. Жоден з айтівців не має бути віддалений від загальнодоступних даних щодо робочого проєкту. 

Електронні листи малоефективні, бо можуть губитись серед інших. Один із кращих варіантів це використання спеціальних програм, що створені для командної роботи.

Згадана раніше Slack – чудовий варіант, бо дедлайни на загальнодоступних каналах бачать всі.

Також варто роздивитись такі програми як Trello або Zenkit. Тут є інструменти для встановлення крайніх строків для окремих задач, а також для всього проєкту. Наближення дедлайну супроводжується сповіщенням віддаленого робітника, який підписаний на певну групу задач, окреме індивідуальне завдання або на проєкт загалом.

Крок №3: Створення онлайн-альтернатив для спілкування під час коротких перерв “на каву”

Складне завдання, але має бути вирішеним менеджером для будування ефективної віддаленої команди у 2023 році. Дистанційна робота – це постійний пошук альтернатив живому спілкуванню. В офлайн офісі ви просто встаєте і рушаєте всі разом до кавового автомата. Онлайн так не працює і потрібно шукати запасні шляхи.

Цей крок необхідний для збільшення рівня довіри між колегами на відстані, таким чином вони пізнають один одного, краще розуміють стан окремих учасників і загалом колективу.

Тут потрібен яскравий творчий підхід.

1. Розважальний канал у месенджері

Тут можна дати волю і зняти офіційність спілкування. Надсилайте кошенят, емодзі, дорослі GIF і все, на що вистачить фантазії. Розважальний канал дає змогу зняти напругу і відволіктись від робочих моментів. Це можна зробити звичкою або випадковим заняттям під час перерви. 

Альтернативою може бути Snapchat, WhatsApp Group – більш неформальні інструменти для подібних процедур.

Більш вдалим рішенням може стати окремий канал команди, де віддалені айтівці будуть ділитись частинами свого життя (оточення, домашні тварини, прогулянки, хобі, творчість, відео, музика тощо).

2. Приватна група у Facebook

Ще одне рішення, яке ви можете спробувати реалізувати у своїй роботі з віддаленими розробниками у 2023 році. Компанія IOD рекомендує приватну групу у Facebook як один із нестандартних методів побудови спілкування. 

Діліться цікавими статтями, заохочуйте до розмови, вітайте тут один одного зі святами, днями народження тощо. Це має бути схвалено кожним учасником і нікого не треба примушувати. Будь-який з варіантів, що описані вище, гідні уваги, шукайте своє власне рішення, виходячи з інтересів учасників команди на відстані.

Banner

Крок №4: Регулярність

Короткі зустрічі, несподівані, але регулярні сеанси зв’язку. Регулярність має пронизувати кожен з етапів роботи, починаючи з комунікації, закінчуючи звітами. Як тільки регулярність входить у звичку, команда готова до переходу на новий рівень взаємодії і продуктивності, бо не витрачає додаткових ресурсів на примушення до спілкування. Воно стає частиною життя, робочого процесу, сприймається за замовчуванням і невід’ємним елементом успішного проєкту.

Для того, щоб регулярність стала вашим кредо, враховуйте наступне:

1. Короткий сеанс

Встановіть правило говорити коротко, зрозуміло і по справі. Декількох хвилин для кожного учасника достатньо, щоб висловитись. Якщо такі сеанси відбуваються кожного дня, то останнє, що ви маєте отримати – це витрати зайвого часу, який може бути витрачений на виконання задач віддаленого проєкту.

2. Вільний формат

Якщо дозволяє час, дайте змогу айтівцям жартувати, бути собою, невимушено поводитись під час бесіди. Це правило працює навіть якщо проєкт вимагає зосередженого виконання і не дозволяє помилок. Під час спілкування програмісти не виконують своїх прямих обов’язків, вони таким чином формують простір, власний особистий унікальний віддалений куток, де робота лише частина життя, а не його основна течія.

3. Мікроменеджмент не працює

Під час загальних зустрічей не має сенсу витрачати час на те, що хтось десь недопрацьовує або не так виконує свою частину роботи. Подібні бесіди мають відбуватись тет-а-тет, тож залиште їх на окремий сеанс зв’язку з потрібним робітником.

4. Регулярність

Ключовий момент, який вирішує успіх цього формату. Спілкування має бути щоденне. 

Це обов’язково. 

Треба вибрати вдалий час, коли кожен з учасників віддаленої команди у 2023 році буде мати змогу спокійно вести бесіду і брати участь у загальному обговоренні робочих (або не дуже) моментів.

Крок №5: Прозора система внутрішньої документації

Цей крок зміцнить довіру між працівниками, якщо звітність буде прозорою і доступною кожному. Не ховайте процеси від окремих учасників, навіть якщо вони не мають прямого відношення до цієї частини проєкту. Дайте змогу кожному спостерігати за рухом команди, за її успіхами або навіть невдачами. Подібна прозорість додасть впевненості, що кожен учасник віддаленої команди у 2023 році буде так само важливий, як і у 2022. 

1. Інструменти

Роздивіться такі варіанти як Basecamp або Asana. Ці програми дозволяють надати загальний доступ до завдань, бачити прогрес кожного і всієї команди. Це два дуже потужних інструменти, що дозволять вам налаштувати унікальний стиль керування віддаленими айтівцями в найкращий спосіб і дуже ефективно.

2. Прозорість

Спільна документація має доповнюватись кожного разу, коли виконується навіть найменший крок в поточному проєкті. Ця фіксація дозволяє навіть незначні задачі роздивлятись як маленькі кроки до перемоги.

Коли з’являється новий робітник, то звітність дозволяє одразу показати, яким чином все працює всередині вашої команди і заразом долучити до подібного формату звітності.

Banner

Крок №6: Заохочення віддалених працівників працювати разом

Здавалося б, це очевидний пункт, але тут є декілька цікавих моментів, про які треба сказати окремо і зробити на них акцент.

По-перше, не кожен айтівець комфортно себе почуває в колективі і більш схильний до самостійної роботи. 

Не компанійські люди не мають бути відсторонені від загальних справ, навпаки, менеджер має знайти саме той спосіб залучення, який буде працювати для окремого віддаленого робітника. Це – індивідуальний підхід, який дуже добре окупається якісною роботою, гарним настроєм і атмосферою всередині команди.

По-друге, експериментуйте з мозковими штурмами, несподіваними онлайн зустрічами. Подумайте навіть над тим, щоб зустрітись в реальному житті. Нехай це будуть додаткові витрати, але це окупиться чудовими соціальними зв’язками і міцною співпрацею. Особливо це стосується довготривалих проєктів. 

Наприклад, у вас один або двоє віддалених айтівців. Зробіть їм подорож коштом компанії до головного офісу раз на два місяці. Дозвольте їм відчути присмак командної роботи не тільки через екран монітора, а наживо. Такий хід буде вдалим на початку нового проєкту.

По-третє, візьміть приклад з відомих гігантів, які практикують різні рішення щодо зміцнення командного духу та залучення віддалених робітників до загального процесу:

  • Atlassian проводить регулярні відрядження для нових тимчасових робітників;
  • Zapier регулярно декілька разів на рік відправляє свій штат на корпоративні виїзди, розміщуючи всіх у великому будинку від Airbnb або HomeAway;
  • YNAB орендує велике приміщення в горах для своїх айтівців.

Приїзд віддалених робітників це не тільки більш ефективна робота, але й можливість принаймні половину часу провести у розвагах, відволіктись, зміцнити відносини між членами команди. 

Похід в гори, групові ігри, колективні відвідини цікавих місць, та й банальне пиво після роботи робить дива. Варіантів, як провести спільний час дуже багато. Вибирайте те, що пасує стилю вашої компанії, бюджету і настрою в середині колективу. Примушення тут не працює. Але якщо ви не дорахуєтесь декількох членів з команди проєкту, то десь ви як менеджер не допрацювали і потрібно переглядати пункт, що описані вище в цій статті.

Banner

Висновки

Управління віддаленою командою у 2023 році буде вимагати ще більше зосередженості і залученості менеджерів. Саме від керівництва буде залежати, як саме рухатиметься той чи інший проєкт. 

Робітники зроблять свою справу якнайкраще, якщо для них будуть створені ідеальні умови. А це робота саме для менеджерів. 

Тож починайте організовувати чудовий простір навколо себе вже сьогодні, вмикайте свою фантазію і впевненість. Пам’ятайте, що ви – орієнтир, фундамент, на якому буде формуватись віддалена команда. Кожен з учасників буде спостерігати за вами, тому ви маєте бути тим самим найкращим робітником, якими хочете бачити найманих айтівців у відповідь.

Успіх проєктів з робітниками на відстані залежить в першу чергу від якості комунікацій. Але й інші фактори, про які ми згадали у даному тексті, мають бути враховані і по можливості успішно реалізовані.

У 2023 році віддалена команда – це перш за все індивідуальний підхід. Зробіть це і будь-який проєкт буде успішний. Відчуйте своїх найманих айтівців, почуйте їх бажання, особливості життя і роботи, зробіть для них найкращі умови, щоб вони були радими реалізувати свій потенціал в черговому діджитал проєкті.

Серед штату IOD.TEAM (це наш власний проєкт) практично кожний готовий до викликів у 2023 році, може бути залучений до компаній по всьому світу. Ми пропонуємо кращі умови співпраці, ми маємо кращих спеціалістів в багатьох напрямках. 

Якщо ви готові створити гарні умови для роботи на відстані, тоді ми запрошуємо стати нашими клієнтами.

Деякі з цих робітників вже мають досвід віддаленої роботи.

Створіть найефективніші стратегії для керування своєю командою та досягайте найкращих результатів разом з нами!

Статті за темою: