ERP-системи: переваги та приклади впровадження

В умовах високих технологій і конкуренції бізнес шукає все нові способи бути ефективнішим. Концепція ERP (з англ. Enterprise Resource Planning — планування ресурсів підприємства) далеко не нова. Проте, на жаль, не всі українські підприємці використовують ERP-системи в управлінні компаніями. Якщо ви зараз читаєте цю статтю, то скоріше за все, усвідомили необхідність цифрової трансформації бізнесу за допомогою ERP-рішень. Якщо ж на додачу вона допоможе вибрати підхожу ERP-систему під ваші потреби, то наші зусилля точно не будуть марними.

Зміст

Що таке ERP-система?

ERP-система — це програмне забезпечення для управління всіма ресурсами підприємства: матеріальними, фінансовими, людськими, інформаційними тощо. Її суть полягає в оптимізації цих ресурсів через автоматизацію та консолідацію всіх ключових процесів компанії: постачання, виробництво, маркетинг, збут, бухгалтерський облік, кадри тощо.

Залежно від специфіки бізнесу ресурси та процеси можуть відрізнятися, проте ERP-системи пропонують як базові, так і спеціалізовані рішення, заточені під конкретну галузь виробництва чи сфери послуг. Наприклад, для проєктно-орієнтованих компаній ідеально підійде ERP-система if.team, яка на додачу передбачає можливість кастомізації програми та впровадження нових функцій під унікальні потреби конкретного бізнесу.

ERP-систему часто плутають з CRM (з англ. Customer Relationship Management — управління відносинами з клієнтами), проте вона охоплює лише один напрямок діяльності та призначена для роботи відділу продажів. Своєю чергою, ERP-система забезпечує координацію всіх відділів, і зазвичай уже містить в собі CRM-складову.

Як працюють ERP-системи?

ERP-система складається з декількох модулів, кожен з яких відповідає за певний бізнес-процес. Модулі ERP-системи інтегровані між собою, що дозволяє їм обмінюватися даними та формувати повне аналітичне зведення всіх операційних процесів компанії.

Наприклад, коли відділ продажів створює нове замовлення, воно автоматично відображається в модулі управління запасами, що резервує необхідні товари. Це гарантує своєчасність виконання замовлення, допомагає уникнути дефіциту та прогнозувати майбутні закупівлі.

ERP-система підходить не лише компаніям, залученим у виробництво, торгівлю чи логістику. Координувати роботу в рамках єдиної платформи може бізнес у будь-якій сфері, використовуючи тільки ті програмні модулі, що відповідають його потребам. Проте з огляду на бізнес-процеси, без яких не обходиться жодна компанія, всі ERP-системи передбачають комплекс основних модулів, які стосуються фінансів, операційної діяльності тощо.

Ключові модулі ERP-системи:

Комерція — для управління воронкою продажів, відстеження статусу замовлень, аналізу даних і проведення маркетингових кампаній.
Фінанси — для ведення бухгалтерського обліку, управління грошовими потоками, формування звітів, планування фінансової стратегії, а також моніторингу, аналізу та прогнозування фінансових показників.
Виробництво — для управління ресурсами, проєктами та витратами, а також планування виробництва, контролю якості та задоволення запитів клієнтів.
Логістика — для автоматизованого керування закупівлями, запасами та ланцюжками постачань товарів і послуг, взаємодії з постачальниками тощо.
Кадри — для оптимізації кадрових рішень (наймання, розрахунок заробітної плати, складання робочих графіків абощо), відстеження завантаженості та результативності співробітників, а також розвитку, навчання та мотивації персоналу.
Клієнти — для формування та ведення клієнтської бази, обслуговування та відстеження взаємодії з клієнтами тощо.

Проте ERP-система — це не просто комплекс програмних модулів. Сучасні ERP-рішення оснащені новітніми технологіями накшталт хмарних і граничних обчислень, штучного інтелекту, інтернету речей абощо. Якщо цього замало, ERP-системи можна легко інтегрувати з e-commerce сайтами, програмами бухгалтерського обліку та іншими системами накшталт CRM, MIS, BI, SCM абощо.

Отже, ERP-система — це комплексна система, яка об’єднує, автоматизує та оптимізує всі бізнес-процеси компанії. Це можливо завдяки принципам роботи ERP.

Основні принципи, за якими працюють ERP-системи:

Збір, інтеграція та обробка даних. ERP-система — це централізована база даних, яка зберігає та зводить інформацію з усіх відділів в безперервну аналітику. Це допомагає не лише оперативно виявляти та реагувати на проблеми, а й налаштувати дозвіл співробітникам на доступ до всіх чи певних даних в реальному часі, де б вони не були. Причому з різних пристроїв, звідки випливає ще одна перевага ERP — кросплатформність.
Автоматизація процесів. ERP-система автоматизує бізнес-процеси та рутинні завдання, як-то створення замовлень, розрахунки матеріалів, обробка платежів, складання звітності тощо. Це допомагає уникати помилок і дублювання зусиль співробітників, а отже економить час і ресурси компанії.
Комплексна бізнес-аналітика. Завдяки ERP ви отримуєте зведену аналітику роботи всієї компанії в реальному часі. Автоматизовані звіти та інтерактивні дашборди дозволяють відстежувати ключові показники, виявляти неефективні процеси та оптимізувати роботу. Наприклад, моніторити запаси на складі, планувати виробництво на основі аналізу попиту, виявляти зайві витрати тощо.

Як зрозуміти, коли компанії потрібно запровадити ERP-систему?

ERP-система має широкі можливості для бізнесу будь-якого масштабу та галузі. Чим раніше бізнес усвідомить необхідність впровадження єдиної автоматизованої системи, тим вища ймовірність закріпитися на ринку, підвищувати ефективність і швидко зростати. В ідеалі всі бізнес-процеси краще відразу організувати, ніж потім реорганізовувати. Тим паче що модульна структура ERP-системи здатна зростати та ускладнюватися разом з ними.

Проте зазвичай малий бізнес приходить до цього з часом, адже на перших порах цілком обходиться Excel і програмою для бухгалтерського обліку. Коли ж процесів, людей і даних стає все більше, компанія потребує сучасної системи для автоматизації та комплексного керування бізнесом.

Водночас не можна сказати, що ERP-системи підходять лише для середнього та великого бізнесу. Необхідність автоматизації пояснюється не лише багатошаровістю процесів і великим штатом працівників, а й трендом на дистанційну роботу. Спочатку пандемія, а потім і повномасштабна війна підштовхнули бізнес до пошуку нових технологічних рішень. Відповіддю на виклики сьогодення стали хмарні ERP-системи, що руйнують не лише інформаційні, а й географічні бар’єри між усіма відділами компанії.

ERP-система об’єднує всі дані, процеси та співробітників у режимі реального часу, що особливо цінно в умовах релокації українського бізнесу. Завдяки автоматизації рутини та віддаленому доступу до даних з будь-якого куточка світу та пристрою ефективність команд, а значить і бізнесу, підвищується.

Отже, автоматизація потрібна будь-якому бізнесу: від малого до великого. Про нагальну ж потребу щодо впровадження ERP-системи можуть свідчити наступні ознаки.

Компанія має багато програм для різних робочих процесів

Коли всі відділи працюють на єдиний результат, але у різних програмах, виникають проблеми: неузгодженість даних, неминучі помилки, ускладнена комунікація між співробітниками (особливо в сезон відпусток) абощо.

Не годиться спеціалістам з планування виробництва «бігати» до бухгалтерського відділу за інформацією щодо залишку товарів на складах, або бухгалтерам — до HR-менеджера за графіком відпусток співробітників. Або вбивати одну й ту ж інформацію в різних програмах. Усе це призводить до дублювання зусиль працівників і непродуктивного використання часу.

З ERP-системою цей час можна витратити на більш стратегічні та творчі завдання. Вона слугує централізованою базою даних та спрощує доступ до інформації про всі аспекти діяльності компанії. Ба більше, дозволяє легко налаштувати права доступу для кожного відділу загалом або співробітника зокрема.

Використання єдиної ERP-системи замінює відразу декілька не сумісних між собою програм. Все завдяки модульній архітектурі ERP-системи, де кожному програмному модулю відповідає конкретний аспект бізнесу. Це дозволяє не тільки покращити координацію роботи співробітників, а й зекономити кошти на оплаті програмного забезпечення та підписок на різні сервіси.

Немає швидкого та легкого доступу до інформації про ваш бізнес

Ця проблема — прямий наслідок попередньої. Компанії, що охоплюють багато людей, процесів і даних, не можуть дозволити собі безліч програм. І на це є 3 причини:

1) Це складно. Збирати та зводити звіти до купи, обробляти сухі фінансові та маркетингові показники — все це ускладнює бізнес-аналітику та планування діяльності.

2) Це неефективно. Для того, щоб проаналізувати дані з різних джерел і оцінити реальний стан компанії, потрібно витратити багато часу. Натомість цей ресурс можна направити на важливіші завдання, наприклад, підвищення операційної ефективності.

3) Це дорого. Без уніфікованої звітності комплексна бізнес-аналітика вимагає величезної кількості часу, зусиль і ресурсів. А періодична звітність не дозволяє оперативно реагувати на найменші проблеми бізнесу.

Зовсім інша річ — ERP-система, що об’єднує статистику процесів компанії в одному місці та відображає повну картину справ у реальному часі. Зазвичай це відбувається за допомогою дашбордів — вбудованих інформаційних панелей, які збирають, аналізують і представляють статистичні дані з різних джерел як інфографіку. По суті це автоматизовані динамічні звіти, що візуалізують поточний стан усієї компанії загалом і окремих відділів зокрема.

Отже, завдяки інтеграції даних і процесів у єдину базу, ERP-система не лише надає зведену аналітику в наочній формі, а й полегшує доступ до інформації будь-де та будь-коли.

Бухгалтерський облік займає багато часу

Попри те, що програми для автоматизації бухгалтерського обліку використовують більшість компаній, інтерес до ERP-систем продовжує зростати. Це пов’язано з тим, що звичайні облікові системи — це програмні пакети, обмежені поточними фінансовими операціями та ізольовані від інших бізнес-процесів: виробництва, комерції, управління поставками, складськими запасами, кадрами тощо.

Натомість рішення ERP дозволяє об’єднати всі системи в єдиний інтелектуальний софт і покращити видимість, безпеку та ефективність бізнес-процесів, зокрема фінансових, у реальному часі. Це можливо саме завдяки хмарним технологіям, які не лише спрощують доступ до зведеної інформації, а й підвищують рівень безпеки та полегшують використання алгоритмів штучного інтелекту (ШІ). Сьогодні вбудовані AI-асистенти виводять автоматизацію бухгалтерського обліку на якісно новий рівень. Вони обробляють і аналізують базу даних, дають підказки бухгалтерам і допомагають відстежувати рахунки, прогнозувати грошові потоки, планувати запаси, оптимізувати дебіторську заборгованість абощо.

Як бачимо, хмарні технології, підвищена безпека, вбудована аналітика, алгоритми ШІ, автоматизація фінансових звітів і решти рутинних завдань підвищують ефективність фінансових операцій та оптимізують роботу бухгалтерського відділу. Зрештою бізнес швидше реагує на виклики, підвищується гнучкість робочих процесів і прискорюється розвиток усієї компанії. Саме тому все більше організацій розглядають міграцію облікових систем у хмару в рамках єдиної ERP-системи.

Погіршилась якість обслуговування клієнтів

Швидкий розвиток технологій змінює ринок, і страх відстати та запізнитися стимулює компанії до нових рішень. Від того, наскільки бізнес оперативно реагує на мінливі умови, залежить його ефективність і, зрештою, лояльність клієнтів, вибагливість яких прогресує разом з технологіями.

До речі, як тільки e-commerce оговтався після російського вторгнення, українські споживачі стали ще прискіпливішими, зокрема до швидкості доставки. Проте не зі шкідливості, а від невпевненості в завтрашньому дні. З того часу компанії збільшили частоту відправлень і стали ще швидшими. Так описує споживчі настрої та адаптацію бізнесу по-українськи лідер експрес-доставки «Нова пошта».

Якщо ви розумієте, що переросли свою облікову платформу та не відповідаєте очікуванням клієнтів сповна, час переходити на ERP-систему. Її краса в тому, що лояльність і довіра клієнтів — це чудовий наслідок автоматизації процесів, оптимізації роботи компанії та комплексної аналітики бізнесу.

Рішення ERP посилює конкурентну перевагу та забезпечує якісний сервіс завдяки:

СРМ-системі, що повністю відповідає за клієнт-сервіс і часто охоплює комерцію на всіх етапах цифрової воронки: формує базу та будує ефективну комунікацію з клієнтами, автоматизує продажі та контролює роботу менеджерів, моніторить відгуки та тим самим задовольняє потреби клієнтів.
вбудованій аналітиці, що дозволяє прогнозувати майбутні моделі покупок, адаптувати товари та послуги відповідно до попиту, спрямовувати маркетингові зусилля в потрібному напрямку та залучати нових клієнтів.
автоматизації виробництва, що допомагає ефективно керувати ресурсами, контролювати робочі процеси, планувати виробництво у відповідь на запити клієнтів і тим самим уникати перевантаження виробничих потужностей, простоїв і проблем з якістю продукції.
автоматизованому керуванню логістикою в реальному часі, що дозволяє швидко реагувати на затримки постачання та миттєво змінювати маршрут доставки, регулювати запаси згідно з раптовим сплеском попиту, грамотно планувати ланцюжки постачання тощо.
комплексному керуванню проєктами, командами та фінансами, що дозволяє максимально ефективно використовувати час і бюджет, контролювати прогрес виконання обсягу робіт і досягати якісних результатів у визначені терміни.

ERP-система — це зручний інструмент, який не лише автоматизує роботу всієї компанії, а й надає цінну аналітику в режимі онлайн, яка робить процес прийняття рішень ефективнішим і швидшим. Аналіз процесів у реальному часі дозволяє швидко відповідати на виклики бізнесу, передбачати ринкові зміни та найповніше задовольняти потреби клієнтів.

Приклади ERP-систем, які підійдуть для проєктно-орієнтованого бізнесу

Всі шляхи до успішного бізнесу ведуть через ERP. І справді, рано чи пізно будь-яка компанія добирається на Excel і кількох застарілих платформах до рішення впровадити ERP-систему. Якщо раніше системи планування ресурсів використовував лише великий бізнес, то зараз це ключовий інструмент для компаній будь-якого розміру та сфери. Про жвавий розвиток програмних ERP-рішень свідчать дані Statista: дохід ринку в 2023 році склав понад $49 млрд, а в 2024 році перетне позначку вже в $52 млрд.

Наразі головними гравцями на глобальному ринку, які пропонують універсальні рішення, залишаються SAP, Oracle та Microsoft, на локальному — IT.enterprise. На щастя, від розповсюджених в Україні російських систем 1С, BAS ERP, AmoCRM і Бітрікс відмовляються все більше компаній, адже йдеться не лише про підтримку країни-агресора, а й кіберзагрозу для українського бізнесу.

Спеціалізованих ERP-систем для різних галузей на ринку теж вистачає, зокрема у сфері послуг. І зважаючи на активне використання бізнесом проєктного підходу зростає потреба у відповідному софті. В цьому розділі ми розглянемо трійку ERP-систем, повністю заточених під проджект-менеджмент, аби ви змогли вибрати та впровадити у свій бізнес найкращу з них.

Monday

Переваги впровадження ERP-систем на прикладі monday.com

monday.com — це відома платформа для управління бізнесом, яка допомагає оптимізувати роботу команд і керувати проєктами, процесами й завданнями в одному місці. Підходить для компаній у сфері ІТ, маркетингу, продажів, медіа, будівництва тощо.

Так, система пропонує 3 комплексних продукти, два з яких задовольняють спеціальні потреби команд у конкретних галузях:

monday work management — базове рішення для управління різними аспектами бізнесу в масштабах організації, зокрема маркетингових агентств та офісів управління проєктами.
monday dev — оптимальне рішення для управління життєвими циклами продуктів у вебстудіях і продуктових компаніях.
monday sales CRM — програмний продукт для оптимізації продажів на стороні sales-команд і фронт-офісів.

Програмне забезпечення monday.com також дозволяє «зібрати» свою ERP-систему з модулів, які щонайкраще підійдуть вашому бізнесу:

Візуальні дошки, як-то Канбан, календар, шкала часу та діаграма Ганта.
Дашборди, що дозволяють автоматизувати звітність і відстежувати аналітику в реальному часі, зокрема контролювати прогрес, дедлайни та фінанси.
Інтеграції, що дозволяють розширити функціональність ERP-системи за допомогою улюблених інструментів — Gmail, Excel, Microsoft Teams, GitLab і ще 200+ додатків.
Автоматизації завдань, і-мейлів, сповіщень і нагадувань.
Програми monday Apps, що розширюють аналітичні, маркетингові, фінансові, кадрові та інші можливості платформи.
Документи workdocs з необмеженими можливостями редагування, що оживають під час спільної роботи команди в реальному часі.

І, звичайно, фінанси. Платформа monday.com пропонує широкий спектр функцій для управління та відстеження фінансових даних, як-от бюджети, запаси та показники продажів. Складна для сприйняття фінансова інформація зберігається в системі та репрезентуються за допомогою вбудованих дошок, які полегшують аналіз бізнес-процесів і прийняття зважених рішень.

Разом з цим і безліччю інших модулів, можливих інтеграцій і надбудов monday.com має простий і зрозумілий інтерфейс. Ба більше, платформа має додатки для мобільних пристроїв, з якими робочий процес стає ще зручнішим. А про найяскравіші, на нашу думку, переваги від впровадження monday.com в проєктно-орієнтований бізнес ми розповімо детальніше.

Управління проєктами

Впровадження ERP-системи monday.com дозволяє компаніям ефективно керувати своїми проєктами в рамках єдиної платформи, зокрема:

Планувати роботу, розставляти пріоритети та розподіляти ресурси,
Створювати завдання, встановлювати залежності та пильнувати за статусами,
Відстежувати прогрес, часові рамки та бюджети,
Автоматизувати рутинні завдання, складні операції та звіти,
Працювати з командою, ділитися файлами та легко переміщуватися між дошками та робочими зонами.

monday.com створює спільне середовище, де члени команди мають доступ до всієї необхідної інформації та можуть ефективно співпрацювати в реальному часі. Все це сприяє покращенню комунікації в команді, оптимальному розподілу ресурсів і зрештою вчасній та якісній реалізації проєктів.

Нещодавно в monday.com з’явилося нове рішення, передбачене пакетом monday work management — Project Portfolio Management. Це потужний набір інструментів, спеціально розроблений для роботи офісів управління проєктами (PMO, чи Project Management Office). Він дає змогу керувати портфелем проєктів компанії, зокрема:

ставити цілі та завдання для їхньої реалізації за системою OKR;
планувати та розподіляти ресурси: спеціалістів, час і фінанси;
відстежувати та контролювати хід усіх поточних проєктів;
оперативно визначати та попереджати ризики;
зводити звіти як на рівні проєкту, так і на рівні портфелю проєктів.

Менеджерити всі ці процеси допомагають дашборди з широким набором інструментів:

графіків (віхи, діаграми Ганта, критичний шлях, базовий план),
режимів перегляду (дошка Канбан, робоче навантаження, календар, хронологія тощо),
функцій (тайм-трекер, залежності між завданнями, нагадування тощо).

Оперативне планування роботи

monday.com дозволяє оперативно планувати робочий процес для команд на певні відрізки часу — ітерації та спринти. Для цього платформа надає всі необхідні інструменти, зокрема дашборди, дошки, календарі, графіки, діаграми, різні режими та додаткові віджети, що дозволяють:

Розробляти детальні плани дій на кожному з етапів проєкту,
Ефективно розподіляти ресурси та завдання в рамках ітерацій,
Аналізувати показники та процеси у реальному часі,
Координувати роботу та прогнозувати результати,
Контролювати терміни, бюджети та прогрес,
Відстежувати запити клієнтів і затвердження проєктів.

З інструментами для оперативного планування робота над складними проєктами спрощуються, команда стає більш ефективною, а весь процес — більш гнучким і передбачуваним.

Створення дорожніх мап

Дорожня мапа — це інструмент управління проєктом, який візуалізує всі аспекти роботи компанії загалом і реалізацію окремих продуктів зокрема. Дорожня мапа є частиною методології Agile, суть якої полягає в розбитті проєкту на невеликі керовані етапи, необхідні для випуску продукту. Цей підхід закладено в пакеті monday dev і якнайкраще підходить продуктовим командам, дизайнерам і R&D-командам (з англ. Research & Development — сфера науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи). Він дозволяє проджект-менеджеру ставити цілі, планувати та ділитися баченням продукту з командою та замовниками, а команді — слідувати циклу планування та узгоджено діяти.

Щоб створювати грамотні мапи з ключовими елементами життєвого циклу продуктів, monday.com надає відповідні інструменти:

Діаграма Ганта, точніше Roadmap Gantt, яка ілюструє всі етапи та залежності проєктів;
Канбан, який допомагає контролювати всі процеси та статуси завдань у візуально зручній формі;
Дашборди, що автоматично оновлюються та відображають загальний прогрес проєктів;
Автоматизації рутинних завдань та інтеграції сторонніх інструментів (GitHub, Gitlab, Microsoft Teams абощо).

Отже, monday.com дозволяє створювати дорожні мапи — такі собі візуальні плани: від стратегії розвитку компанії до стадій розробки продукту, зокрема спринтів.

Управління спринтами в одному місці

Спринт — ще одне поняття Agile-методології, а конкретніше — методики Scrum, що являє собою короткий цикл планування, розробки та тестування продукту. По суті це набір завдань, необхідних для досягнення мети на конкретному етапі проєкту. Наприклад, метою спринта може бути розробка мобільної версії продукту, і для цього monday.com надає всі необхідні інструменти:

налаштовувана робоча область зі статусами та пріоритетами,
синхронізація завдань між робочими дошками,
єдина платформа для комфортної взаємодії команди з вільним доступом до даних,
автоматизація: від постановки завдань до синхронізації даних з репозиторію,
дашборди для оцінки ефективності робочого процесу загалом і кожного завдання зокрема,
налаштовувані форми для звітів і відстеження багів,
візуальна дошка для ретроспективи спринтів — аналізу минулих ітерацій для оптимізації майбутніх.

Отже, monday.com дозволяє будувати Agile-процеси завдяки потужним Scrum-інструментам для планування спринтів, спільної розробки, ефективного тестування та вдосконалення продуктів у єдиному середовищі.

ClickUp

Переваги впровадження ERP-систем на прикладі ClickUp

ClickUp — це хмарне програмне забезпечення для керування будь-яким типом проєктів. ERP-рішення підійде комерційним і неприбутковим організаціям, технологічним стартапам, освітнім закладам і навіть інженерним компаніям — усім, хто прагне відійти від хаотичного управління та оптимізувати роботу різних відділів у одному місці.

Як і monday.com, ClickUp надає широкий спектр можливостей для ефективної роботи команд, зокрема:

керування проєктами,
розробки продуктів,
автоматизації робочих процесів,
управління ресурсами та інформацією,
ефективної співпраці колег в реальному часі.

Особливістю платформи ClickUp є чітка ієрархічна структура, в основі якої — єдиний робочий простір «Workspace» на рівні компанії, що поділяється на окремі простори «Spaces» (наприклад, команди чи відділи). Теки «Folders» є необов’язковою частиною ієрархії та будуть корисними для організації складних проєктів. Вони можуть містити списки «Lists», які своєю чергою складаються із завдань, підзавдань і чеклістів.

Для організації робочого простору ClickUp надає 100+ шаблонів для різних галузей бізнесу (фінанси, продажі, IT та ін.), 35+ готових віджетів ClickApps («пульс» користувачів, групові відповіді, теги завдань абощо), 1 000+ інтеграцій (календарі, месенджери, хмарні сховища), а також можливість самостійно кастомізувати інтерфейс за допомогою спеціальних полів (контакти, формули, чекбокси тощо) і користувальницьких статусів завдань.

Серед основних функцій ClickUp можна виділити:

Завдання різних типів з тайм-трекером, статусами та множинними списками;
Спринти з бальною оцінкою, графіками та синхронізацією з інструментами Git;
Дорожні карти з пріоритетами, залежностями та блокаторами;
Онлайн-чат для спілкування за допомогою коментарів, кліпів і файлів;
Білі дошки для візуальної співпраці та обміну ідеями;
Канбан і Діаграми Ганта для візуалізації робочих процесів;
Дашборди для відстеження прогресу та покращення аналітики;
а також документи, форми та багато іншого.

Насправді ClickUp містить не один десяток функцій, і розглянути всі ми просто не в змозі. Проте можемо виділити ті, що дозволяють покращити співпрацю команд, підвищити видимість процесів і автоматизувати рутинні завдання.

Поліпшена взаємодія між співробітниками

ClickUp пропонує всі умови для ефективної командної співпраці, адже все, що може знадобитися для роботи над проєктом, на відміну від самих команд, знаходиться в одному місці: завдання, документи, звіти, графіки, календарі, дорожні та інтелектуальні карти. Розібратися в усьому цьому допомагає зручний налаштовуваний інтерфейс, вбудований універсальний пошук і новий AI-менеджер ClickUp Brain.

Комунікація між членами команди відбувається в реальному часі за допомогою таких інструментів, як:

Груповий чат — спілкування за допомогою повідомлень і ненудних реакцій, а також швидкий обмін вкладеннями та кліпами (відеозаписами екрана).
Білі дошки — візуальні полотна для ідей, нотаток і замальовок, які в результаті віртуальних мозкових штурмів перетворюються на конкретні стратегії, робочі потоки, мапи та завдання.
Коментарі до завдань як-то текстові повідомлення, вебпокликання, документи та файли, які можна призначити будь-кому з членів команди та перетворити на нові завдання.
Анотації — коментарі до вкладень завдань (зображень, відео, PDF-файлів, документів або макетів дизайну), які можна призначати членами команди.
Електронна пошта — обмін і-мейлами безпосередньо в ClickUp з можливістю створення завдань на основі електронних листів.
Документи — вбудований редактор для створення, зберігання, редагування та підключення до завдань документів і wiki-сторінок у режимі онлайн за допомогою шаблонів, віджетів, коментарів і доступів.

ClickUp забезпечує швидку та скоординовану співпрацю, а завдяки комунікації та сповіщенням у реальному часі кожен член команди має змогу бути залученим у процес і обізнаним щодо будь-яких змін у проєкті.

Статистика проєкту в одному місці

Як і багато інших сучасних ERM-систем, ClickUp надає можливість слідкувати за прогресом поточних проєктів у реальному часі. Це можливо завдяки дашбордам — Інформаційним панелям, які збирають, аналізують і представляють дані за допомогою графіків і діаграм.

Особливістю дашбордів ClickUp є те, що їх можна «збирати» та доповнювати різними віджетами:

Цілі — автоматично відстежує прогрес проєктів у сукупності з конкретними завданнями, спринтами та бюджетами за системою OKR (з англ. Objectives and key results — цілі та ключові результати).
Робоче навантаження — показує ефективність команди на основі розрахованого часу та кількості виконаних завдань, а також дозволяє вчасно оптимізувати ресурси шляхом «перетягування» завдань між членами команди.
Віхи — інструмент для позначення та відстеження контрольних точок проєкту в різних режимах: дошка, діаграма Ганта чи дашборд.
Пульс — звітує про діяльність усієї команди: хто в мережі та над чим саме працює кожен учасник проєкту.
Спринти — візуалізують прогрес, темп та обсяг роботи, що лишилася, за допомогою графіків згоряння, кумулятивного потоку та швидкості.

Ці та багато інших функцій звітності допомагають відстежувати прогрес роботи, ефективніше використовувати ресурси та досягати цілей проєктів.

Автоматизація роботи

Платформа ClickUp дозволяє оптимізувати рутинні завдання та процеси без коду за готовими рецептами: діями, умовами та тригерами. Шаблони можна налаштувати під потреби бізнесу та впровадити чіткі SOP (з англ. Standard Operating Procedure — стандартна операційна процедура).

Ось декілька прикладів, як саме можна застосовувати засоби автоматизації:

Створення завдання за умови зміни статусу, виконавців, тегів або пріоритетів.
Оновлення роботи за умови зміни статусу чи пріоритету, переміщення в архів завдань, застосування шаблону абощо.
Застосування шаблону та тегу, чи зміна виконавців і пріоритетів за умови зміни статусу.
Призначення відповідальних за умови зміни статусу, пріоритетів або тегів.
Оновлення статусу, завдання, виконавців і тегів за умови зміни пріоритету.
Встановлення автоматизованих дій в момент настання дати виконання (зміна виконавців, статусів завдань абощо).

ClickUp надає можливість створити власні автоматизації. Для цього потрібно задати умови чи тригери, що запускатимуть дію автоматизації. Наприклад, зміна статусу завдання ініціюватиме зміну виконавців:

Автоматизація дозволяє один раз застосувати готову чи створити нову дію, щоб надалі бізнес-процеси запускалися на раз два.

if.team

Переваги впровадження ERP-систем на прикладі if.team

Якщо головна фішка monday.com — це візуалізація, а ClickUp — гнучкість, то флагманська функція if.team — це фінанси. Не дарма сервіс позиціює себе як ERP-рішення для керування проєктами з контролем витрат.

Творці if.team на власному досвіді відчули біль перевитрат, тому створили продукт, здатний запобігати перевищенню бюджету проєктів ще до того, як вони виникають. Усе це — в реальному часі залежно від рейтів співробітників.

Ефективність бізнесу з if.team досягається не лише завдяки прогнозованій фінансовій аналітиці, а в її взаємозв’язку з іншими процесами, характерними для проєктно-орієнтованих компаній:

task-менеджмент — оцінка часу, пріоритетів, термінів, статусів, виконавців, прогресу та вартості завдань із вбудованим тайм-трекером;
project-менеджмент — оцінка проєктів за моделями Fixed price і Time-to-material, послуги, команди, дедлайни, а також витрати за ітераціями, завданнями та рейтами співробітників;
company-менеджмент — адміністрування структури компанії (робочі групи, відділи та посади), розподіл ролей, типи зайнятості, календар навантаження, а також контакти, рейти та розрахунок працівників;
client-менеджмент — база клієнтів, Канбан для лідів, воронка продажів і транзакції.

Отже, if.team враховує всі аспекти бізнесу, побудовані на проєктах, і дозволяє не просто перемикатися з обліку на управління, а повністю об’єднати фінанси й операційну діяльність. Зупинимось на головних функціях сервісу більш детально.

Фінанси та контроль витрат у реальному часі

Цінність функціоналу if.team полягає у керуванні фінансами на рівні проєктів і всієї компанії. Прості інструменти зосереджені в розділі сервісу «Платежі», проте пронизують увесь сервіс, аби забезпечити повну прозорість і контрольованість фінансових операцій у реальному часі. Що це за інструменти?

Графік згоряння бюджету — родзинка сервісу, що надає повне уявлення про фінансовий стан проєкту загалом та ітерацій зокрема. Він формується на основі доходів, і бюджетних витрат, зокрема на заробітні плати. Повна інформація про доходи та витрати містяться в таблиці під графіком і динамічно змінюється залежно від обраної ітерації.

Cash Flow — динамічна інфографіка, що візуалізує грошові потоки компанії та дозволяє відстежувати баланс рахунків, контролювати фактичні та заплановані надходження та видатки, запобігати простроченим платежам і прогнозувати можливі касові розриви.

P&L, або Profit and Loss — автоматизований звіт, який розраховує прибутки та збитки компанії за певний період часу. Фінансовий інструмент дає візуальне уявлення про фінансову траєкторію бізнесу в формі інтерактивної діаграми та глибокий огляд доходів і витрат за категоріями в формі списку.

Калькулятор заробітної плати — потужний інструмент, який автоматично рахує виплати за певний період часу на основі ставки чи погодинного рейту співробітників. Калькулятор також корегує погодинну ставку з огляду на запланований і фактичний робочий час за типом зайнятості. Це дозволяє точно оцінювати вартість проєкту зокрема та трудовитрати компанії загалом.

Транзакції — класична таблиця, що займає окрему вкладку та водночас супроводжує інтерактивні графіки Cash Flow і P&L. Вона містить інформацію не лише про вхідні та вихідні платежі, а й трансферні операції між проєктами та рахунками компанії. Різні типи транзакцій легко додавати, знаходити та фільтрувати завдяки зручній функціональній панелі.

Прості фінансові інструменти if.team візуалізують складну статистику, спрощують облік заробітних плат і попереджають про перевищення бюджетних витрат. Автоматизація й аналіз у реальному часі дають повне уявлення про фінансові справи компанії, дозволяють оптимізувати бізнес-процеси та зосередитися на стратегічному плануванні бізнесу замість того, щоб скніти над звітами та зводити дебет з кредитом.

Проєктний менеджмент у фінансово комфортному режимі

Сервіс if.team створений для того, щоб ефективно налаштовувати процеси, організовувати команди, слідкувати за прогресом і фінансами проєктів. Функціонал ERP-системи дозволяє:

Оцінювати проєкти за моделями Fixed price (фіксована ціна) і Time-to-material (погодинна оплата);
Автоматично конвертувати валюти та встановлювати рейти співробітників у рамках проєктів;
Планувати спільну роботу та розбивати проєкти на ітерації з власним бюджетом;
Розподіляти завдання згідно з робочим навантаженням і слідкувати за ефективністю виконання;
Відстежувати прогрес на рівні завдань, ітерацій і проєктів за Канбаном і діаграмою Ганта;
Контролювати фінансові показники за допомогою графіка згоряння, Cash Flow і P&L;
Легко вносити та обліковувати витрати з автоматичною калькуляцією;
Аналізувати структуру витрат в розрізі проєктів та ітерацій;
Переглядати, фільтрувати та завантажувати готові звіти в Excel за проєктами, виконавцями та датами;
Зберігати наявні проєкти як шаблони та запускати схожі проєкти в 3 кліки.

Вся необхідна інформація про кожен проєкт (картка клієнта, перелік послуг, учасники, терміни та документи), а також рейти, фінанси, ітерації та завдання містяться на одній панелі з наочним графіком і зручними фільтрами. Це такий собі центр управління проєктом, у якому легко слідкувати за прогресом команди та бюджетом витрат.

Завдання та робочий час — ключові індикатори прогресу

Від планування завдань залежить успіх всього проєкту, тому сервіс if.team, як і будь-яка інша ERP-система, надає всі необхідні інструменти для розбудови ефективного робочого процесу як для проджект-менеджера, так і для кожного члена команди.

Task-менеджер — система керування завданнями в одному розділі. Сервіс пропонує широкі можливості з налаштування завдання: назва, опис і статус, оцінка часу, терміни та пріоритет, керівник, відповідальні та спостерігачі, чеклісти, вкладення та коментарі, а також залежність від проєкту, ітерації та інших завдань.

У завдання можна додавати кілька виконавців і відстежувати час окремо. if.team, як і раніше, точно рахуватиме трудовитрати на проєкт з огляду на рейт кожного, хто працює у спільному завданні.

Режими перегляду завдань — дошка Канбан, Діаграма Ганта та звичний список.

Попри багатий функціонал, інтерфейс if.team дивує простотою та гнучкістю, зокрема завдяки різним режимам перегляду інтерфейсу.

Розширені фільтри та сортування завдань за різними параметрами спрощують пошук, а створення Канбан дошки з нуля та використання діаграми Ганта в розрізі проєкту, відділу, всієї команди чи одного співробітника надають ще більше можливостей для візуалізації робочого процесу.

Відстежувати прогрес у часовому співвідношенні можна в самому завданні та на діаграмі Ганта, у відсотковому — на панелі зі списком усіх завдань.

Вбудований тайм-трекер — незамінний і вже класичний інструмент, який слугує в if.team не лише для відстеження робочого часу, а й для:
— контролю календаря навантаження співробітників,
— оцінки ефективності та вартості завдань і проєктів,
— автоматичної калькуляції заробітної плати та проєктних витрат.

На основі затраченого часу формуються прості звіти за день, тиждень чи конкретний період, а історія тайм-трекінгу (втім як і функція ручного введення часу) зберігається всередині робочих завдань, зокрема для декількох виконавців.

Сповіщення в реальному часі — функція, що допомагає не проґавити дедлайни та залишатися в курсі будь-яких змін у поточних завданнях. Сповіщення можна налаштувати залежно від своєї ролі (постановник, учасник або відповідальний) і дій (створення та видалення завдання, оновлення пріоритету, статусу чи дедлайну). Також сповіщення можна синхронізувати з Telegram, а інтеграція з Google дозволить додавати завдання з if.team і відстежувати дедлайни у Google календарі.

Автоматизована звітність — функція, що дозволяє отримувати та завантажувати в форматі Excel готові звіти про завдання в один клік. Вони містять інформацію про завдання за назвою, проєктом та ітерацією, дані про витрачений час і рейт співробітника з уже підрахованою заробітною платою.

Крім того, можна отримати звіт за конкретним завданням, який автоматично рахує зарплату за історією обліку часу. Звіти про завдання можна фільтрувати за проєктами, статусами, датами та відповідальними.

Отже, сервіс if.team створює всі умови для ефективного виконання завдань на шляху досягнення цілей проєкту. Система допомагає організувати команду, враховуючи навантаження, а також контролювати прогрес виконання завдань, відстежувати робочий час, оцінювати трудовитрати та автоматизувати звіти.

HR-інструменти для ефективного управління командами

Саме команди рухають проєкти вперед, і сервіс if.team надає потужні HR-інструменти для організації комфортної, продуктивної та злагодженої роботи.

Повна структура компанії, представлена у 2 режимах перегляду: дерево та список команди зі зручним фільтром за групами, відділами та контактами.
Картка співробітника — зручний поп-ап з фото та іншими даними, зокрема про контакти, посаду, відділ, керівника, тип зайнятості (повна чи часткова), тривалість відпустки та лікарняних, а також історія, значення та тип рейтів (погодинна чи фіксована ставка).
Календар навантаження команди — сформована з карток база співробітників, як-то віртуальний архів зі зручним фільтром даних за співробітником, типом зайнятості, відділом і датою. Календар дозволяє відстежувати графіки та візуально оцінювати зайнятість співробітників, планувати святкові вихідні та узгоджувати відпустки, фіксувати неробочий час і понаднормові години для розрахунку трудовитрат.
Налаштування доступу до системи — корисна функція, що передбачає створення ролей (адміністратор, бухгалтер, працівник абощо) і налаштування доступів для них (повний або частковий). Це звільняє від необхідності щоразу налаштовувати права для кожного співробітника, а також дозволяє надавати спеціальний дозвіл клієнтам для відстеження прогресу проєкту.

Ці та інші функції корисні не тільки HR-фахівцям, а й керівникам проєктів і компаній. Вони дозволяють ефективно управляти командами, оптимізувати робочі процеси та знизити адміністративне навантаження. Прості HR-інструменти спрощують оцінку зайнятості співробітників і дають змогу оптимально розподіляти обов’язки в межах проєктів.

Вбудована CRM — маст хев для sales-менеджерів

З if.team не потрібно використовувати окрему CRM, адже сервіс має всі необхідні функції для ефективної роботи відділу продажів.

Єдина база клієнтів — таблиця, що містить картки клієнтів і контрагентів з контактною інформацією та історією взаємодії: зверненнями, проєктами та транзакціями.

Список лідів — зручний інструмент для роботи з потенційними клієнтами, що дозволяє відстежувати джерела заявки, фіксувати очікуваний бюджет і змінювати статус лідів. Вбудований пошук і фільтр дозволяють знайти потрібний лід за назвою, клієнтом, статусом і відповідальним менеджером.

«Дістатися» до картки ліда, втім як і «перетворити» його в проєкт, можна буквально в один клік.

Канбан дошка та воронка продажів — інструмент, що візуалізує процес роботи з потенційними клієнтами та дозволяє відстежувати переміщення лідів за статусами. У разі, якщо статус ліда змінюється, його можна «перетягнути» з однієї дошки на іншу. В такий спосіб легко розподіляти потенційних клієнтів за етапами процесу продажу: від першого контакту до укладання угоди.

Як бачимо, сервіс має пристойний пакет CRM-інструментів, який надалі тільки розширюватиметься. Тому впевнено можна сказати, що з if.team легко менеджерити не тільки проєкти, команди та фінанси, а й управляти продажами та взаємовідносинами з клієнтами. Все в одному місці, без перевантаженого інтерфейсу та сторонніх інтеграцій.

Приклад застосування ERP-системи в компанії Webnauts

Webnauts, як і багато інших IT-компаній, довгий час менеджерила команду, фінанси та проєкти за допомогою Excel. Пізніше ми застосували важку артилерію — запросили в команду бухгалтера, і здебільшого табличками завідував уже він. Потім за таск-менеджер був злощасний Бітрікс24 — голка, з якої досі не можуть злізти близько 10 тисяч українських компаній. Так продовжувалося 9 років: ми дивом доїхали на Екселі та Бітріксі до розміру команди в 60+ людей, і нарешті пересіли на ERP-систему if.team.

Ні для кого не секрет, що if.team стала для компанії Webnauts не просто першою, а власною ERP-системою — стартапом, який спочатку задумувався для внутрішнього використання. Сервіс почав розроблятися ще перед повномасштабним вторгненням і чутками про бітріксівський «жест доброї волі». Та згодом він виріс і пішов у люди.

Так, ми стали першими клієнтами if.team та залюбки розповімо про досвід впровадження ERP-системи в компанії Webnauts. А почалося все з цього повідомлення в робочому чаті вебнавтів:

Реєстрація та заповнення даних

Всі розуміють, як іноді складно компаніям мігрувати на новий софт, навіть якщо він набагато простіший, функціональніший і здатний замінити собою всі попередні програми. Саме тому сервіс if.team заздалегідь подбав про те, щоб зробити перше знайомство та налаштування робочого процесу максимально зрозумілим, швидким і комфортним. Замість утомливого підключення сервісу — швидке включення команди, — саме це і пропонує if.team. У самій команді зазначають, що онбординг займає не більше 15 хвилин.

Вебнавти перевірили це на власному досвіді, і треба сказати, що наша команда швидко призвичаїлася до нового інструменту та відразу занурилась у робочий процес. Усе — завдяки простому інтерфейсу та звичним функціям: створити завдання — ввімкнути трекер — вершити великі справи. Легко розпочати роботу з if.team дозволяє напрочуд швидка реєстрація та створення профілю.

Реєстрація та початок роботи співробітника. Робота з сервісом починається з реєстрації, спростити яку дозволяє всім уподобаний метод авторизації через Google. Шлях реєстрації передбачає всього 3 кроки та завершується активацією профілю поштою. По суті картка співробітника вже заповнена, і якщо знадобиться оновити контакти, змінити мову чи пароль, то це можна зробити у відповідному розділі.

ВСЕ! Далі можна братися за завдання та проєкти.

База даних співробітників на боці адміністратора. Якщо подивитися на if.team очима керівника, то побачимо ширші можливості для налаштування роботи всієї команди: розподілення за відділами, встановлення рейтів і надання доступів до системи.

Попри багатий HR-функціонал інтерфейс адміністратора зрозумілий і не викликає жодних труднощів. Навпаки, спрощує роботу завдяки одноразовому налаштуванню прав і потужному візуальному інструменту — календарю навантаження команди зі зручними фільтрами та функцією підтвердження відпусток.

Тож, завдяки чому онбординг співробітників у системі if.team відбувається так легко? Секрет — у мінімалістичному дизайні та максимальній функціональності. Здається, в цьому питанні команда if.team повністю поділяє думку одного відомого французького письменника:

«Досконалості досягають не тоді, коли вже нема чого додати, а тоді, коли нема чого забрати».

Власне, сам сервіс наголошує на тому, що розробники if.team «прибрали все зайве та адаптували функціонал для проєктно-орієнтованого бізнесу».

Тестування функціонала

Важливою частиною процесу впровадження ERP-системи було тестування її функціонала. Коли компанія є розробником і користувачем одночасно, то стається, що випробування софту відбувається майже водночас із тестувальниками. Так, у квітні 2023 року була запущена та вперше протестована демоверсія if.team, а вже в наступному місяці відбувся перехід на бета-версію сервісу вже всередині компанії Webnauts.

На той час if.team мав усі необхідні функції для повноцінної роботи команди та проджект-менеджерів, зокрема:

налаштування завдань з усіма необхідними параметрами та фільтрами;
створення проєктів за моделями Fixed price і Time-to-material;
тайм-трекер з усіма зумовленими наслідками: відстеження годин, прогрес і підрахунок зарплати за завданнями та проєктами;
HR-функціонал з адміністрування відділів і розподілу ролей, формування бази співробітників з контактами та рейтами;
CRM-модуль з базою клієнтів.

Завдяки реальному користувальницькому фідбеку кожного члена команди Webnauts сервіс довів не лише свою життєздатність, а й актуальність, підтримувану інтересом з боку зовнішніх компаній. Адже вже через тиждень внутрішнього використання сервісу почалися перші демопокази функціонала if.team понад 30 українським організаціям.

Пізніше сервіс примножив решту потужних фіч, які зараз активно використовують понад 500 активних юзерів: графік згорання бюджету, Сash Flow, P&L, автоматична калькуляція витрат, календар навантаження команди, ліди та воронка продажів, сповіщення, інтеграції зі сторонніми сервісами та інші функції, незамінні для проєктних компаній.

Навчання співробітників

Щойно завершилося тестування нової платформи, 60+ працівників компанії Webnauts мігрували на if.team. Досвід впровадження ERP систем на прикладі вебнавтів показав, що найскладніше в цій історії — далеко не технічний, а людський фактор. Але добре, що творці if.team це передбачили.

Замість звичного сценарію «ось вам інструкція — розбирайтеся самі», команда отримала персонального менеджера, що не просто організував онбординг, а буквально взяв за руку й провів крізь усі терни налаштувань. Приклад ERP системи if.team демонструє, як має виглядати клієнтська підтримка: безплатна допомога з налаштуванням системи, консультації щодо оптимального використання функціоналу й адаптація команди на старті.

Найцікавіше в if.team — це можливість кастомізації інтерфейсу під конкретні ролі. Проєктно-орієнтована ERP система демонструє приклад грамотного підходу: замість універсального перевантаженого меню кожен співробітник бачить лише те, що потрібно для роботи.

Девелопери, дизайнери та digital-фахівці Webnauts працюють переважно з тайм-трекером і модулем завдань — інші модулі чи блоки приховано, щоби ніщо не відволікало від кодингу, проєктування та просування. Проджект-менеджери мають доступ до фінансового модуля — з Сash Flow, P&L і графіком згоряння проєктних бюджетів. Sales-відділ оперує лідами та воронками продажів, а CEO бачить усю картину — від операційки до стратегічних показників. Отже, if.team — це як конструктор LEGO: збираєш робоче місце під потреби конкретного працівника.

Така гнучкість — одна з ключових переваг впровадження ERP систем на прикладі if.team, адже кожен фокусується на своїх завданнях, а не блукає лабіринтами непотрібних функцій. Коли дизайнер не бачить складних фінансових звітів, а бухгалтер не заплутується в канбан-дошках розробників, продуктивність закономірно зростає.

Окремо варто згадати про систему підтримки користувачів. Приклади ERP систем часто грішать браком документації чи формальними відписками в стилі «дивіться розділ з популярними запитами клієнтів». В if.team підійшли інакше та створили живу екосистему навчання. База знань з конкретними кейсами використання постійно поповнюється, Telegram-канал регулярно публікує оновлення зі скріншотами, а техпідтримка… реально працює!

Приклад впровадження ERP системи в IT-компанії Webnauts показує, що навчання — це не одноразова акція, а неперервний процес. Співробітники поступово відкривають нові можливості системи в міру зростання своїх компетенцій. Спочатку junior-розробник використовує базовий функціонал, приміром, тайм-трекінг, а через деякий час вже звітує про ефективність своєї роботи.

Впровадження ERP систем на прикладі Webnauts підтверджує: коли платформа росте разом із командою, це створює синергію розвитку всієї компанії.

Повний перехід на if.team

Міграція на нову платформу — це як переїзд у нову квартиру: можна все скинути в коробки та перевезти за день, а можна методично, кімната за кімнатою. Webnauts вибрали другий варіант, продемонструвавши класичний приклад впровадження ERP системи з поетапним підходом, який мінімізує ризики для компанії та стрес для команди.

Першим «заїхав» фінансовий модуль. Логіка проста — гроші люблять облік, а керівні партнери люблять розуміти, куди вони йдуть. Графік згоряння бюджету відразу викликав інсайти про деякі проєкти: не всі були такими прибутковими, як здавалося. Коли фінансисти освоїлися й перестали ностальгувати за Excel-табличками, був підключений наступний модуль.

Менеджер завдань запустили через два тижні. Тут було трохи опору — не всі співробітники звикли трекати час. Але згодом оцінили приклад ERP системи if.team, який автоматично рахує зарплату на основі використаного часу, і опір швидко змінився ентузіазмом. Особливо після першої зарплатної відомості — з усіма нарахуваннями й утриманнями за конкретними категоріями та проєктами.

Управління проєктами стало фінальним акордом. До цього моменту команда вже відчула смак інтегрованої системи, коли дані з одного модуля автоматично підтягуються в інший. ERP система if.team — яскравий приклад такої синергії: створив завдання → затрекав час → витрати миттєво відобразилися в бюджеті проєкту → менеджер бачить реальну картину рентабельності.

Завдяки готовому скрипту для міграції даних з Бітрікс24 перехід на нову платформу виявився швидким, безболісним і… безплатним. Техпідтримка if.team взяла на себе весь процес у межах онбордингу — ми просто надали доступ, аж поки база клієнтів, історія проєктів і фінансові дані не опинилися в новому місці. Приклади ERP систем рідко можуть похвалитися таким клієнтоорієнтованим підходом.

Повний перехід на платформу if.team зайняв близько двох місяців — від першого вводу логіна до моменту, коли всі процеси компанії об’єдналися в єдину робочу систему. Чи було складно? Так. Чи воно того варте? Абсолютно. Успішний приклад впровадження ERP системи — це коли через квартал ніхто вже не згадує, як працювалося раніше, бо нова реальність виявляється зручнішою за стару.

Зворотний зв’язок і покращення системи

Приклад ERP системи, що росте разом із користувачами, — це коли твої побажання не просто чують, а втілюють. if.team руйнує стереотип про незворушних вендорів і дає відчути себе справжніми співавторами платформи. Так, наші пропозиції та баг-репорти багато в чому вплинули на формування roadmap ERP системи. Потрібне масове редагування завдань, транзакцій і лідів? Оновлення готове. Цікавить планування контактів з потенційними клієнтами? Функція вже в продакшні. Приклади ERP систем з таким рівнем гнучкості можна перерахувати на пальцях однієї руки.

Особливо цікаво спостерігати, як згодом пропозиції Webnauts стають корисними для інших компаній. Наприклад, запропонована нами функція врахування вартості ітерації в бюджеті проєкту стала must-have для багатьох архітектурних бюро та дизайн-агенцій.

Водночас багато нових фіч народилося з фідбеку десятків інших компаній: гнучкі поля від продакшн-студії Diez agency, беклог продукту від IT-компанії SolidWay або ж автоматичний розрахунок відсотка від проєктного бюджету, запропонований геймдев-студією Play Fusion Labs.

Як бачимо, впровадження ERP систем на прикладі if.team створює своєрідний ефект доміно, коли покращення для одного стає перевагою для всіх. Такий підхід створює win-win ситуацію: компанії отримують систему, максимально заточену під робочі процеси, команда if.team — лояльних клієнтів і цінний досвід, а ринок — живий приклад ERP системи, що постійно розвивається завдяки синергії розробників і користувачів.

Постійна технічна підтримка

Купити підписку та залишитися наодинці з системою — класичний кошмар будь-якого бізнесу, що часто призводить до сценарію, коли команда намагається розібратися в функціоналі, втрачає час і терпіння, та врешті просто повертається до старих інструментів. Тому впровадження ERP системи для підприємства, приклад якого показує компанія Webnauts, не обходиться без якісної техпідтримки.

Після запуску нового софту починається найцікавіше — щоденна робота. В перші місяці команда звикає до нових процесів, виявляє неочевидні нюанси та часто стикається з помилками. Та на відміну від багатьох ERP систем, де звернення до техпідтримки може затягуватися на дні чи навіть тижні, команда if.team не лише полегшує адаптацію, а й забезпечує оперативну допомогу з будь-яких питань — від банального «як створити проєкт?» до складної інтеграції з іншими сервісами. Наприклад, якщо фінансові звіти P&L чи Cash Flow здаються вам такими ж складними, як і нам свого часу, спеціалісти не просто пояснять їхній принцип роботи, а допоможуть правильно налаштувати та запустити фінансовий менеджмент компанії.

Крім того, впровадження ERP систем на прикладі if.team передбачає сервісні інтеграції для автоматичного імпорту платежів (ПриватБанк, Monobank), створення лідів за дзвінками (Ringostat) або Google Calendar для синхронізації завдань. Усі ці можливості доступні без додаткової плати та налаштовуються індивідуально під потреби кожної компанії. Наприклад, коли ми підключили банківські інтеграції, то наш бухгалтер ледь не розплакалися від щастя: транзакції потрапляють у систему та прив’язуються до банківських рахунків, контрагентів і проєктів у реальному часі.

Впровадження ERP систем на прикладі нашого досвіду показує: коли є надійний тил подібно до саппорту, будь-яка проблема розв’язується легко та швидко. Звернутися за допомогою до техпідтримки if.team — це справа трьох кліків: достатньо викликати швидке меню, натиснути кнопку «Підтримка» та заповнити коротку форму. Вчасна допомога від експертів, які знають специфіку роботи з проєктно-орієнтованими компаніями, визначає успіх впровадження не менше, ніж функціонал ERP системи. Можна мати найкрутіші фічі, проте якщо команда не розуміє, як ними користуватися — гріш ціна такому софту.

На щастя, команда Webnauts мала успішний приклад впровадження ERP системи. За весь час використання if.team жодне питання не залишилося без відповіді. Програмне рішення з таким рівнем підтримки — це вже не просто корпоративна платформа. Це партнер, який допомагає бізнесу рости й розвиватися. І в цьому, мабуть, найцінніший актив будь-якої ERP-системи — люди, що стоять за продуктом і щиро вболівають за успіх кожного клієнта.