ERP-системы: преимущества и примеры внедрения

В условиях высоких технологий и конкуренции бизнес ищет всё новые способы быть эффективнее. Концепция ERP (с англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) далеко не нова. Однако, к сожалению, не все украинские предприниматели используют ERP системы в управлении компаниями. Если вы сейчас читаете эту статью, то, скорее всего, осознали необходимость цифровой трансформации бизнеса с помощью ERP-решений. Если же вдобавок она поможет выбрать подходящую ERP-систему под ваши потребности, то наши усилия точно не будут напрасными.

Содержание

Что такое ERP-система?

ERP-система — это программное обеспечение для управления всеми ресурсами предприятия: материальными, финансовыми, человеческими, информационными и т. п. Её суть заключается в оптимизации этих ресурсов через автоматизацию и консолидацию всех ключевых процессов компании: снабжение, производство, маркетинг, сбыт, бухгалтерский учёт, кадры и т. д.

В зависимости от специфики бизнеса ресурсы и процессы могут отличаться, однако ERP-системы предлагают как базовые, так и специализированные решения, заточенные под конкретную отрасль производства или сферы услуг. К примеру, для проектно-ориентированных компаний идеально подойдёт ERP-система if.team, которая вдобавок предполагает возможность кастомизации программы и внедрение новых функций под уникальные потребности конкретного бизнеса.

ERP-систему часто путают с CRM (с англ. Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами), однако она охватывает только одно направление деятельности и предназначена для работы отдела продаж. В свою очередь, ERP-система обеспечивает координацию всех отделов, и обычно уже включает в себя CRM-составляющую.

Как работают ERP-системы?

ERP-система состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за определенный бизнес-процесс. Модули ERP-системы интегрированы между собой, что позволяет им обмениваться данными и формировать полный аналитический свод всех операционных процессов компании.

Например, когда отдел продаж создает новый заказ, он автоматически отображается в модуле управления запасами, который резервирует необходимые товары. Это гарантирует своевременность выполнения заказа, помогает избежать дефицита и прогнозировать будущие закупки.

ERP-система подходит не только компаниям, вовлечённым в производство, торговлю либо логистику. Координировать работу в рамках единой платформы может бизнес в любой сфере, используя только те программные модули, которые отвечают его потребностям. Однако учитывая бизнес-процессы, без которых не обходится ни одна компания, все ERP-системы предусматривают комплекс основных модулей, касающихся финансов, операционной деятельности и т. д.

Ключевые модули ERP-системы:

Коммерция — для управления воронкой продаж, отслеживания статуса заказов, анализа данных и проведения маркетинговых кампаний.
Финансы — для ведения бухгалтерского учёта, управления денежными потоками, формирования отчётов, планирования финансовой стратегии, а также мониторинга, анализа и прогнозирования финансовых показателей.
Производство — для управления ресурсами, проектами и затратами, а также планирования производства, контроля качества и удовлетворения запросов клиентов.
Логистика — для автоматизированного управления закупками, запасами и цепочками поставок товаров и услуг, взаимодействия с поставщиками и т. д.
Кадры — для оптимизации кадровых решений (найм, расчёт заработной платы, составление рабочих графиков и т. п.), отслеживание загруженности и результативности сотрудников, а также развития, обучения и мотивации персонала.
Клиенты — для формирования и ведения клиентской базы, обслуживания и отслеживания взаимодействия с клиентами.

Однако ERP-система – это не просто комплекс программных модулей. Современные ERP-решения оснащены новейшими технологиями вроде облачных и предельных вычислений, искусственного интеллекта, интернета вещей и т. д. Если этого мало, ERP-системы можно легко интегрировать с e-commerce сайтами, программами бухгалтерского учёта и другими системами типа CRM, MIS, BI, SCM и т. п.

Итак, ERP-система – это комплексная система, которая объединает, автоматизирует и оптимизирует все бизнес-процессы компании. Это возможно благодаря принципам ERP.

Основные принципы, по которым работают ERP-системы:

Сбор, интеграция и обработка данных. ERP-система – это централизованная база данных, которая хранит и сводит информацию из всех отделов в непрерывную аналитику. Это помогает не только оперативно выявлять и реагировать на проблемы, но и настроить разрешение сотрудникам на доступ ко всем или определенным данным в реальном времени, где бы они ни были. Причём из разных устройств, откуда вытекает ещё одно преимущество ERP – кроссплатформенность.
Автоматизация процессов. ERP-система автоматизирует бизнес-процессы и рутинные задачи, такие как создание заказов, расчёты материалов, обработка платежей, составление отчётности и т. д. Это помогает избегать ошибок и дублирования усилий сотрудников, а значит, экономит время и ресурсы компании.
Комплексная бизнес-аналитика. Благодаря ERP вы получаете сводную аналитику работы всей компании в реальном времени. Автоматизированные отчёты и интерактивные дашборды позволяют отслеживать ключевые показатели, выявлять неэффективные процессы и оптимизировать работу. К примеру, мониторить запасы на складе, планировать производство на базе анализа спроса, выявлять излишние издержки и т. д.

Как понять, когда компании необходимо внедрить ERP-систему?

ERP система имеет широкие возможности для бизнеса любого масштаба и отрасли. Чем раньше бизнес осознает необходимость внедрения единой автоматизированной системы, тем выше вероятность закрепиться на рынке, повышать эффективность и быстро расти. В идеале все бизнес-процессы лучше сразу организовать, чем потом реорганизовывать. Тем более что модульная структура ERP-системы способна расти и усложняться вместе с ними.

Однако обычно малый бизнес приходит к этому со временем, ведь на первых порах полностью обходится Excel и программой для бухгалтерского учёта. Когда же процессов, людей и данных становится всё больше, компания нуждается в современной системе для автоматизации и комплексного управления бизнесом.

В то же время нельзя сказать, что ERP-системы подходят только для среднего и крупного бизнеса. Необходимость автоматизации объясняется не только многослойностью процессов и большим штатом работников, но и трендом на дистанционную работу. Сначала пандемия, а затем и полномасштабная война подтолкнули бизнес к поиску новых технологических решений. Ответом на нынешние вызовы стали облачные ERP-системы, которые разрушают не только информационные, но и географические барьеры между всеми отделами компании.

ERP-система объединяет все данные, процессы и сотрудников в реальном времени, что особенно ценно в условиях релокации украинского бизнеса. Благодаря автоматизации рутины и удалённому доступу к данным из любого уголка мира и устройства эффективность команд, а значит и бизнеса, повышается.

Таким образом, автоматизация нужна любому бизнесу: от мала до велика. О неотложной же необходимости внедрения ERP-системы могут свидетельствовать следующие признаки.

Компания имеет много программ для разных рабочих процессов

Когда все отделы работают на единый результат, но в разных программах, возникают проблемы: несогласованность данных, неизбежные ошибки, усложненная коммуникация между сотрудниками (особенно в сезон отпусков) и т. п.

Не годиться специалистам по планированию производства «бегать» в бухгалтерский отдел за информацией об остатке товаров на складах, или бухгалтерам — к HR-менеджеру за графиком отпусков сотрудников. Или вбивать одну и ту же информацию в разных программах. Всё это приводит к дублированию усилий работников и непроизводительному использованию времени.

С ERP-системой это время можно израсходовать на более стратегические и творческие задачи. Она служит централизованной базой данных и упрощает доступ к информации обо всех аспектах деятельности компании. Более того, позволяет легко настроить права доступа для каждого отдела в целом или сотрудника в частности.

Использование единой ERP-системы заменяет сразу несколько несовместимых между собой программ. Всё благодаря модульной архитектуре ERP системы, где каждому программному модулю соответствует конкретный аспект бизнеса. Это позволяет не только улучшить координацию работы сотрудников, но и сэкономить средства на оплате программного обеспечения и подписок на разные сервисы.

Нет быстрого и лёгкого доступа к информации о вашем бизнесе

Эта проблема — прямое следствие предыдущей. Компании, которые охватывают много людей, процессов и данных, не могут позволить себе множество программ. И на это есть 3 причины:

1)Это сложно. Собирать и сводить отчёты в кучу, обрабатывать сухие финансовые и маркетинговые показатели — всё это усложняет бизнес-аналитику и планирование деятельности.

2) Это неэффективно. Для того чтобы проанализировать данные из разных источников и оценить реальное состояние компании, нужно потратить много времени. Вместо этого данный ресурс можно направить на более важные задачи, например, повышение операционной эффективности.

3) Это дорого. Без унифицированной отчётности комплексная бизнес-аналитика требует большого количества времени, усилий и ресурсов. А периодическая отчётность не позволяет оперативно реагировать на малейшие проблемы бизнеса.

Совсем другое дело — ERP-система, которая объединяет статистику процессов компании в одном месте и отражает полную картину дел в реальном времени. Обычно это происходит с помощью дашбордов — встроенных информационных панелей, которые собирают, анализируют и представляют статистические данные из разных источников как инфографику. По сути, это автоматизированные динамические отчёты, визуализирующие текущее состояние всей компании в целом и отдельных отделов в частности.

Таким образом, благодаря интеграции данных и процессов в единую базу, ERP-система не только предоставляет сводную аналитику в наглядной форме, но и облегчает доступ к информации где бы то ни было и когда бы то ни было.

Бухгалтерский учёт занимает много времени

Несмотря на то, что программы для автоматизации бухгалтерского учёта используют большинство компаний, интерес к ERP-системам продолжает расти. Это связано с тем, что обычные учётные системы — это программные пакеты, ограниченные текущими финансовыми операциями и изолированные от других бизнес-процессов: производства, коммерции, управления поставками, складскими запасами, кадрами и т. д.

Вместо этого решение ERP позволяет объединить все системы в единый интеллектуальный софт и улучшить видимость, безопасность и эффективность бизнес-процессов, в том числе финансовых, в реальном времени. Это возможно именно благодаря облачным технологиям, которые не только упрощают доступ к сводной информации, но и повышают уровень безопасности и облегчают использование алгоритмов искусственного интеллекта (ИИ). Сегодня встроенные AI-ассистенты выводят автоматизацию бухгалтерского учёта на качественно новый уровень. Они обрабатывают и анализируют базу данных, дают подсказки бухгалтерам и помогают отслеживать счета, прогнозировать денежные потоки, планировать запасы, оптимизировать дебиторскую задолженность и т. д.

Как видим, облачные технологии, повышенная безопасность, встроенная аналитика, алгоритмы ИИ, автоматизация финансовых отчётов и другие рутинные задачи повышают эффективность финансовых операций и оптимизируют работу бухгалтерского отдела. В конце концов бизнес быстрее реагирует на вызовы, повышается гибкость рабочих процессов и ускоряется развитие всей компании. Именно поэтому всё больше организаций рассматривают миграцию учётных систем в облако в рамках единой ERP-системы.

Ухудшилось качество обслуживания клиентов

Быстрое развитие технологий изменяет рынок, и страх отстать и опоздать стимулирует компании к новым решениям. От того, насколько бизнес оперативно реагирует на изменчивы условия, зависит его эффективность и, в конце концов, лояльность клиентов, требовательность которых прогрессирует вместе с технологиями.

Кстати, как только e-commerce пришёл в себя после российского вторжения, украинские потребители стали ещё более придирчивыми, в частности к скорости доставки. Однако не из вредности, а от неуверенности в завтрашнем дне. С тех пор компании увеличили частоту отправлений и стали ещё быстрее. Так описывает потребительские настроения и адаптацию бизнеса по-украински лидер экспресс-доставки «Новая почта».

Если вы понимаете, что переросли свою учётную платформу и не отвечаете ожиданиям клиентов сполна, пора переходить на ERP-систему. Её прелесть в том, что лояльность и доверие клиентов — это прекрасное следствие автоматизации процессов, оптимизации работы компании и комплексной аналитики бизнеса.

Решение ERP усиливает конкурентное преимущество и обеспечивает качественный сервис благодаря:

СРМ-системе, которая полностью отвечает за клиент-сервис и часто охватывает коммерцию на всех этапах цифровой воронки: формирует базу и строит эффективную коммуникацию с клиентами, автоматизирует продажи и контролирует работу менеджеров, мониторит отзывы и тем самым удовлетворяет потребности клиентов.
встроенной аналитике, позволяющей прогнозировать будущие модели покупок, адаптировать товары и услуги согласно спросу, направлять маркетинговые усилия в нужном направлении и привлекать новых клиентов.
автоматизации производства, которое помогает эффективно управлять ресурсами, контролировать рабочие процессы, планировать производство в ответ на запросы клиентов и тем самым избегать перегрузки производственных мощностей, простоев и проблем с качеством продукции.
автоматизированному управлению логистикой в реальном времени, которое позволяет быстро реагировать на задержки снабжения и мгновенно изменять маршрут доставки, регулировать запасы согласно внезапному всплеску спроса, грамотно планировать цепочки снабжения и т. п.
комплексному управлению проектами, командами и финансами, что позволяет максимально эффективно использовать время и бюджет, контролировать прогресс выполнения объёма работ и добиваться качественных результатов в установленные сроки.

ERP-система – это удобный инструмент, который не только автоматизирует работу всей компании, но и предоставляет ценную аналитику в режиме онлайн, делающей процесс принятия решений более эффективным и быстрым. Анализ процессов в реальном времени позволяет быстро отвечать на вызовы бизнеса, предусматривать рыночные изменения и полнее удовлетворять потребности клиентов.

Примеры ERP-систем, которые подойдут для проектно-ориентированного бизнеса

Все пути успешного бизнеса ведут через ERP. И действительно, рано или поздно любая компания добирается на Excel и в нескольких устаревших платформах до решения внедрить ERP-систему. Если ранее система планирования ресурсов использовала только крупный бизнес, то сейчас это ключевой инструмент для компаний любого размера и сферы. О живом развитии программных ERP-решений свидетельствуют данные Statista: доход рынка в 2023 году составил более $49 млрд, а в 2024 году пересечёт отметку уже в $52 млрд.

Сейчас главными игроками на глобальном рынке, которые предлагают универсальные решения, остаются SAP, Oracle и Microsoft, на локальном — IT.enterprise. К счастью, от распространённых в Украине российских систем 1С, BAS ERP, AmoCRM и Битрикс отказываются всё больше компаний, ведь речь идёт не только о поддержке страны-агрессора, но и о киберугрозе для украинского бизнеса.

Специализированных ERP-систем для разных отраслей на рынке тоже хватает, в частности, в сфере услуг. И учитывая активное использование бизнесом проектного подхода, растет потребность в соответствующем софте. В этом разделе мы рассмотрим тройку ERP-систем, полностью заточенных под проджект-менеджмент, чтобы вы смогли выбрать и внедрить в свой бизнес самую лучшую из них.

Monday

Преимущества внедрения ERP-систем на примере monday.com

monday.com — это известная платформа для управления бизнесом, которая помогает оптимизировать работу команд и управлять проектами, процессами и задачами в одном месте. Подходит для компаний в сфере IТ, маркетинга, продаж, медиа, строительства и т. п.

Так, система предлагает 3 комплексных продукта, два из которых удовлетворяют специальные потребности команд в конкретных отраслях:

monday work management — базовое решение для управления разными аспектами бизнеса в масштабах организации, включая маркетинговые агентства и офисы управления проектами.
monday dev — оптимальное решение для управления жизненными циклами продуктов в веб-студиях и продуктовых компаниях.
monday sales CRM — программный продукт для оптимизации продаж на стороне sales-команд и фронт-офисов.

Программное обеспечение monday.com также позволяет «собрать» свою ERP-систему из модулей, которые лучше всего подойдут вашему бизнесу:

Визуальные доски, такие как Канбан, календарь, шкала времени и диаграмма Ганта.
Дашборды, позволяющие автоматизировать отчётность и отслеживать аналитику в реальном времени, в том числе контролировать прогресс, дедлайны и финансы.
Интеграции, позволяющие расширить функциональность ERP-системы с помощью любимых инструментов – Gmail, Excel, Microsoft Teams, GitLab и ещё 200+ приложений.
Автоматизации задач, емейлов, уведомлений и напоминаний.
Программы monday Apps, которые расширяют аналитические, маркетинговые, финансовые, кадровые и другие возможности платформы.
Документы workdocs с неограниченными возможностями редактирования, которые оживают во время совместной работы команды в реальном времени.

И, конечно, финансы. Платформа monday.com предлагает широкий спектр функций для управления и отслеживания финансовых данных, таких как бюджеты, запасы и показатели продаж. Сложная для восприятия финансовая информация хранится в системе и репрезентуется с помощью встроенных досок, облегчающих анализ бизнес-процессов и принятие взвешенных решений.

Вместе с этим и множеством других модулей, возможных интеграций и надстроек monday.com имеет простой и понятный интерфейс. Более того, платформа имеет приложения для мобильных устройств, с которыми рабочий процесс становится ещё более удобным. А о самых ярких, по нашему мнению, преимуществах от внедрения monday.com в проектно-ориентированный бизнес мы расскажем более подробно.

Управление проектами

Внедрение ERP-системы monday.com позволяет компаниям эффективно управлять своими проектами в рамках единой платформы, в частности:

Планировать работу, расставлять приоритеты и распределять ресурсы,
Создавать задачи, устанавливать зависимости и следить за статусами,
Отслеживать прогресс, временные рамки и бюджеты,
Автоматизировать рутинные задачи, сложные операции и отчёты,
Работать с командой, делиться файлами и легко перемещаться между досками и рабочими зонами.

monday.com создаёт общую среду, где члены команды имеют доступ ко всей необходимой информации и могут эффективно сотрудничать в реальном времени. Всё это способствует улучшению коммуникации в команде, оптимальному распределению ресурсов и, наконец, своевременной и качественной реализации проектов.

Недавно в monday.com появилось новое решение, предусмотренное пакетом monday work management – Project Portfolio Management. Это мощный набор инструментов, специально разработанный для работы офисов управления проектами (PMO или Project Management Office). Он позволяет управлять портфелем проектов компании, в частности:

ставить цели и задачи для их реализации по системе OKR;
планировать и распределять ресурсы: специалистов, время и финансы;
отслеживать и контролировать ход всех текущих проектов;
оперативно определять и предупреждать риски;
сводить отчёты как на уровне проекта, так и на уровне портфеля проектов.

Менеджерить все эти процессы помогают дашборды с широким набором инструментов:

графиков (вехи, диаграммы Ганта, критический путь, базовый план),
режимов просмотра (доска Канбан, рабочая нагрузка, календарь, хронология и т. д.),
функций (тайм-трекер, зависимости между задачами, напоминания и т. п.).

Оперативное планирование работы

monday.com позволяет оперативно планировать рабочий процесс для команд на определённые отрезки времени – итерации и спринты. Для этого платформа предоставляет все необходимые инструменты, в том числе дашборды, доски, календари, графики, диаграммы, различные режимы и дополнительные виджеты, которые позволяют:

Разрабатывать подробные планы действий на каждом из этапов проекта,
Эффективно распределять ресурсы и задачи в рамках итераций,
Анализировать показатели и процессы в реальном времени,
Координировать работу и прогнозировать результаты,
Контролировать сроки, бюджеты и прогресс,
Отслеживать запросы клиентов и утверждения проектов.

С инструментами для оперативного планирования работа над сложными проектами упрощается, команда становится более эффективной, а весь процесс — более гибким и предсказуемым.

Создание дорожных карт

Дорожная карта — это инструмент управления проектом, визуализирующий все аспекты работы компании в целом и реализацию отдельных продуктов в частности. Дорожная карта является частью методологии Agile, суть которой состоит в разбивке проекта на небольшие управляемые этапы, необходимые для выпуска продукта. Этот подход заложен в пакете monday dev и лучше всего подходит продуктовым командам, дизайнерам и R&D-командам (с англ. Research & Development — сфера научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). Он позволяет проджект-менеджеру ставить цели, планировать и делиться видением продукта с командой и заказчиками, а команде — следовать циклу планирования и согласованно действовать.

Чтобы создавать грамотные карты с ключевыми элементами жизненного цикла продуктов, monday.com предоставляет соответствующие инструменты:

Диаграмма Ганта, точнее Roadmap Gantt, которая иллюстрируюет все этапы и зависимости проектов;
Канбан, помогающий контролировать все процессы и статусы задач в визуально удобной форме;
Дашборды, которые автоматически обновляются и отображают общий прогресс проектов;
Автоматизация рутинных задач и интеграция сторонних инструментов (GitHub, Gitlab, Microsoft Teams и т. д.).

Таким образом, monday.com позволяет создавать дорожные карты — эдакие визуальные планы: от стратегии развития компании до стадий разработки продукта, в частности спринтов.

Управление спринтами в одном месте

Спринт – ещё одно понятие Agile-методологии, а конкретнее – методики Scrum, которая представляет собой краткий цикл планирования, разработки и тестирования продукта. По сути это набор задач, необходимых для достижения цели на конкретном этапе проекта. Например, целью спринта может быть разработка мобильной версии продукта, и для этого monday.com предоставляет все необходимые инструменты:

настраиваемая рабочая область со статусами и приоритетами,
синхронизация задач между рабочими досками,
единая платформа для комфортного взаимодействия команды со свободным доступом к данным,
автоматизация: от постановки задач до синхронизации данных из репозитория,
дашборды для оценки эффективности рабочего процесса в целом и каждой задачи в частности,
настраиваемые формы для отчётов и отслеживания багов,
визуальная доска для ретроспективы спринтов – анализ прошлых итераций для оптимизации будущих.

Таким образом, monday.com позволяет строить Agile-процессы благодаря мощным Scrum-инструментам для планирования спринтов, совместной разработки, эффективного тестирования и усовершенствования продуктов в единой среде.

ClickUp

Преимущества внедрения ERP-систем на примере ClickUp

ClickUp — это облачное программное обеспечение для управления любым типом проектов. ERP-решение подойдет коммерческим и неприбыльным организациям, технологическим стартапам, образовательным учреждениям и даже инженерным компаниям – всем, кто стремится отойти от хаотического управления и оптимизировать работу разных отделов в одном месте.

Как и monday.com, ClickUp предоставляет широкий спектр возможностей для эффективной работы команд, в частности:

управления проектами,
разработки продуктов,
автоматизации рабочих процессов,
управление ресурсами и информацией,
эффективного сотрудничества коллег в реальном времени.

Особенностью платформы ClickUp является чёткая иерархическая структура, в основе которой – единое рабочее пространство «Workspace» на уровне компании, разделяемое на отдельные пространства «Spaces» (например, команды или отделы). Папки «Folders» являются необязательной частью иерархии и будут полезны для организации сложных проектов. Они могут содержать списки «Lists», которые в свою очередь состоят из задач, подзадач и чек-листов.

Для организации рабочего пространства ClickUp предоставляет 100+ шаблонов для различных отраслей бизнеса (финансы, продажи, IT и др.), 35+ готовых виджетов ClickApps («пульс» пользователей, групповые ответы, теги задач и т. д.), 1 000+ интеграций (календари, мессенджеры, облачные хранилища), а также возможность самостоятельно кастомизировать интерфейс с помощью специальных полей (контакты, формулы, чекбоксы и т. п.) и пользовательских статусов задач.

Среди основных функций ClickUp можно выделить:

Задачи разных типов с тайм-трекером, статусами и множественными списками;
Спринты с балльной оценкой, графиками и синхронизацией с инструментами Git;
Дорожные карты с приоритетами, зависимостями и блокаторами;
Онлайн-чат для общения с помощью комментариев, клипов и файлов;
Белые доски для визуального сотрудничества и обмена идеями;
Канбан и диаграммы Ганта для визуализации рабочих процессов;
Дашборды для отслеживания прогресса и улучшения аналитики;
а также документы, формы и многое другое.

На самом деле ClickUp содержит не один десяток функций, и рассмотреть все мы просто не в состоянии. Однако мы можем выделить те, которые позволяют улучшить сотрудничество команд, повысить видимость процессов и автоматизировать рутинные задачи.

Улучшенное взаимодействие между сотрудниками

ClickUp предлагает все условия для эффективного командного сотрудничества, ведь всё, что может понадобиться для работы над проектом, в отличие от самих команд, находится в одном месте: задачи, документы, отчёты, графики, календари, дорожные и интеллектуальные карты. Разобраться во всём этом помогает удобный настраиваемый интерфейс, встроенный универсальный поиск и новый AI-менеджер ClickUp Brain.

Коммуникация между членами команды происходит в реальном времени с помощью таких инструментов как:

Групповой чат — общение посредством сообщений и нескучных реакций, а также быстрый обмен вложениями и клипами (видеозаписями экрана).
Белые доски — визуальные полотна для идей, заметок и зарисовок, которые в результате виртуальных мозговых штурмов превращаются в конкретные стратегии, рабочие потоки, карты и задачи.
Комментарии к задачам, такие как текстовые сообщения, веб-ссылки, документы и файлы, которые можно назначить любому из членов команды и превратить в новые задачи.
Аннотации — комментарии к вложениям задач (изображениям, видео, PDF-файлам, документам или макетам дизайна), которые можно назначать членами команды.
Электронная почта — обмен eмейлами непосредственно в ClickUp с возможностью создания задач на основе электронных писем.
Документы — встроенный редактор для создания, хранения, редактирования и подключения к задачам документов и wiki-страниц в режиме онлайн с помощью шаблонов, виджетов, комментариев и доступов.

ClickUp обеспечивает быстрое и скоординированное сотрудничество, а благодаря коммуникации и оповещениям в реальном времени каждый член команды может быть вовлечён в процесс и осведомлён о любых изменениях в проекте.

Статистика проекта в одном месте

Как и многие другие современные ERM-системы, ClickUp предоставляет возможность следить за прогрессом текущих проектов в реальном времени. Это возможно благодаря дашбордам — информационным панелям, которые собирают, анализируют и представляют данные с помощью графиков и диаграмм.

Особенностью дашбордов ClickUp является то, что их можно «собирать» и дополнять разными виджетами:

Цели — автоматически отслеживает прогресс проектов в совокупности с конкретными задачами, спринтами и бюджетами по системе OKR (с англ. Objectives and key results – цели и ключевые результаты).
Рабочая нагрузка — показывает эффективность команды на основе рассчитанного времени и количества выполненных задач, а также позволяет своевременно оптимизировать ресурсы путём «перетаскивания» задач между членами команды.
Вехи — инструмент для обозначения и отслеживания контрольных точек проекта в разных режимах: доска, диаграмма Ганта или дашборд.
Пульс — отчитывается о деятельности всей команды: кто в сети и над чем работает каждый участник проекта.
Спринты — визуализируют прогресс, темп и объём оставшейся работы с помощью графиков сгорания, кумулятивного потока и скорости.

Эти и многие другие функции отчётности помогают отслеживать прогресс работы, эффективно использовать ресурсы и достигать целей проектов.

Автоматизация работы

Платформа ClickUp позволяет оптимизировать рутинные задачи и процессы без кода по готовым рецептам: действиям, условиям и триггерам. Шаблоны можно настроить под потребности бизнеса и ввести чёткие SOP (с англ. Standard Operating Procedure — стандартная операционная процедура).

Вот несколько примеров, как можно применять средства автоматизации:

Создание задачи при изменении статуса, исполнителей, тегов или приоритетов.
Обновление работы при изменении статуса или приоритета, перемещение в архив задач, применение шаблона и т. п.
Применение шаблона и тега, или смена исполнителей и приоритетов при изменении статуса.
Назначение ответственных при изменении статуса, приоритетов или тегов.
Оновлення статусу, завдання, виконавців і тегів за умови зміни пріоритету.Обновление статуса, задачи, исполнителей и тегов при смене приоритета.
Установление автоматизированных действий в момент наступления даты выполнения (смена исполнителей, статусов заданий и т. д.).

ClickUp даёт возможность создать собственные автоматизации. Для этого нужно задать условия или триггеры, которые будут запускать действие автоматизации. Например, изменение статуса задачи будет инициировать смену исполнителей:

Автоматизация позволяет один раз применить готовое или создать новое действие, чтобы в дальнейшем бизнес-процессы запускались на два раза.

if.team

Преимущества внедрения ERP-систем на примере if.team

Если главная фишка monday.com – это визуализация, а ClickUp – гибкость, то флагманская функция if.team — это финансы.

Не спроста сервис позиционирует себя как ERP-решение для управления проектами с контролем расходов.

Создатели if.team на собственном опыте почувствовали боль перерасходов, поэтому создали продукт, способный предотвращать превышение бюджета проектов ещё до того, как они возникают. Всё это — в реальном времени в зависимости от рейтов сотрудников.

Эффективность бизнеса с if.team достигается не только благодаря прогнозируемой финансовой аналитике, но и в её взаимосвязи с другими процессами, характерными для проектно-ориентированных компаний:

task-менеджмент — оценка времени, приоритетов, сроков, статусов, исполнителей, прогресса и стоимости задач со встроенным тайм-трекером;
project-менеджмент — оценка проектов по моделям Fixed price и Time-to-material, услуги, команды, дедлайны, а также расходы по итерациям, задачам и рейтам сотрудников;
company-менеджмент — администрирование структуры компании (рабочие группы, отделы и должности), распределение ролей, типы занятости, календарь загрузки, а также контакты, рейты и расчёт работников;
client-менеджмент — база клиентов, Канбан для лидов, воронка продаж и транзакции.

Таким образом, if.team учитывает все аспекты бизнеса, построенные на проектах, и позволяет не просто переключаться с учёта на управление, а полностью объединить финансы и операционную деятельность. Остановимся на основных функциях сервиса более подробно.

Финансы и контроль затрат в реальном времени

Ценность функционала if.team заключается в управлении финансами на уровне проектов и всей компании. Простые инструменты сосредоточены в разделе сервиса «Платежи», однако пронизывают весь сервис, чтобы обеспечить полную прозрачность и контролируемость финансовых операций в реальном времени. Что это за инструменты?

График сгорания бюджета — изюминка сервиса, предоставляющая полное представление о финансовом состоянии проекта в целом и итерациях в частности. Он формируется на основе доходов и бюджетных расходов, в том числе на заработные платы. Полная информация о доходах и расходах содержится в таблице под графиком и динамически изменяется в зависимости от выбранной итерации.

Cash Flow — динамическая инфографика, которая визуализирует денежные потоки компании и позволяет отслеживать баланс счетов, контролировать фактические и запланированные поступления и расходы, предотвращать просроченные платежи и прогнозировать возможные кассовые разрывы.

P&L, или Profit and Loss — автоматизированный отчёт, рассчитывающий прибыли и убытки компании за определенный период времени. Финансовый инструмент дает визуальное представление о финансовой траектории бизнеса в форме интерактивной диаграммы и глубокий обзор доходов и расходов по категориям в форме списка.

Калькулятор заработной платы — мощный инструмент, который автоматически считает выплаты за определённый период времени на основе ставки или почасового рейта сотрудников. Калькулятор также корректирует почасовую ставку с учётом запланированного и фактического рабочего времени по типу занятости. Это позволяет точно оценивать стоимость проекта в частности и трудозатраты компании в целом.

Транзакции — классическая таблица, которая занимает отдельную вкладку и сопровождает интерактивные графики Cash Flow и P&L. Она содержит информацию не только о входящих и исходящих платежах, но и трансферных операциях между проектами и счетами компании. Различные типы транзакций легко добавлять, находить и фильтровать благодаря удобной функциональной панели.

Простые финансовые инструменты if.team визуализируют сложную статистику, упрощают учёт заработных плат и предупреждают о превышении бюджетных расходов. Автоматизация и анализ в реальном времени дают полное представление о финансовых делах компании, позволяют оптимизировать бизнес-процессы и сосредоточиться на стратегическом планировании бизнеса вместо того, чтобы прозябать над отчётами и сводить дебет с кредитом.

Проектный менеджмент в финансово комфортном режиме

Сервис if.team создан для того, чтобы эффективно настраивать процессы, организовывать команды, следить за прогрессом и финансами проектов. Функционал ERP-системы позволяет:

Оценивать проекты по моделям Fixed price (фиксированная цена) и Time-to-material (почасовая оплата);
Автоматически конвертировать валюты и устанавливать рейты сотрудников в рамках проектов;
Планировать совместную работу и разбивать объекты на итерации с собственным бюджетом;
Распределять задачи согласно рабочей нагрузке и следить за эффективностью выполнения;
Отслеживать прогресс на уровне задач, итераций и проектов по Канбану и диаграмме Ганта;
Контролировать финансовые показатели с помощью графика сгорания, Cash Flow и P&L;
Легко вносить и учитывать расходы с автоматической калькуляцией;
Анализировать структуру затрат в разрезе проектов и итераций;
Просматривать, фильтровать и загружать готовые отчёты в Excel по проектам, исполнителям и датам;
Сохранять существующие проекты в качестве шаблонов и запускать похожие проекты в 3 клика.

Вся необходимая информация о каждом проекте (карта клиента, перечень услуг, участники, сроки и документы), а также рейты, финансы, итерации и задачи содержатся на одной панели с наглядным графиком и удобными фильтрами. Это такой себе центр управления проектом, в котором легко следить за прогрессом команды и бюджетом расходов.

Задачи и рабочее время – ключевые индикаторы прогресса

От планирования задач зависит успех всего проекта, поэтому сервис if.team, как и любая другая ERP-система, предоставляет все необходимые инструменты для построения эффективного рабочего процесса как для проджект-менеджера, так и для каждого члена команды.

Task-менеджер — система управления задачами в одном разделе. Сервис предлагает широкие возможности по настройке задач: название, описание и статус, оценка времени, сроки и приоритет, руководитель, ответственные и наблюдатели, чек-листы, вложения и комментарии, а также зависимость от проекта, итерации и других задач.

В задачу можно добавлять несколько исполнителей и отслеживать время в отдельности. if.team по-прежнему точно будет считать трудозатраты на проект с учётом рейта каждого, кто работает в общей задаче.

Режимы просмотра задач – доска Канбан, Диаграмма Ганта и привычный список.

Несмотря на богатый функционал, интерфейс if.team удивляет простотой и гибкостью, в частности, благодаря разным режимам просмотра интерфейса.

Расширенные фильтры и сортировка задач по разным параметрам упрощают поиск, а создание Канбан доски с нуля и использование диаграммы Ганта в разрезе проекта, отдела, всей команды или одного сотрудника дают ещё больше возможностей для визуализации рабочего процесса.

Отслеживать прогресс во временном соотношении можно в самой задаче и на диаграмме Ганта, в процентном – на панели со списком всех задач.

Встроенный тайм-трекер — незаменимый и уже классический инструмент, который служит в if.team не только для отслеживания рабочего времени, но и для:
— контроля календаря нагрузки сотрудников,
— оценки эффективности и стоимости задач и проектов,
— автоматической калькуляции заработной платы и проектных расходов.

На основе затраченного времени формируются простые отчёты за день, неделю или конкретный период, а история тайм-трекинга (впрочем, как и функция ручного ввода времени) сохраняется внутри рабочих задач, в частности для нескольких исполнителей.

Уведомление в реальном времени — функция, которая помогает не упустить дедлайны и оставаться в курсе каких-либо изменений в текущих задачах. Уведомления можно настроить в зависимости от своей роли (постановщик, участник или ответственный) и действий (создание и удаление задач, обновление приоритета, статуса или дедлайна). Также уведомления можно синхронизировать с Telegram, а интеграция с Google позволит добавлять задания из if.team и отслеживать дедлайны в Google календаре.

Автоматизированная отчётность — функция, позволяющая получать и загружать в формате Excel готовые отчёты о задачах в один клик. Они содержат информацию о задачах по названию, проекту и итерации, данные об израсходованном времени и рейте сотрудника с уже подсчитанной заработной платой.

Кроме того, можно получить отчёт по конкретной задаче, который автоматически считает зарплату по истории учёта времени.

Таким образом, сервис if.team создает все условия для эффективного выполнения задач для достижения целей проекта. Система помогает организовать команду с учётом нагрузки, а также контролировать прогресс выполнения задач, отслеживать рабочее время, оценивать трудозатраты и автоматизировать отчёты.

HR-инструменты для эффективного управления командами

Именно команды двигают проекты вперед, и сервис if.team предоставляет мощные HR-инструменты для организации комфортной, продуктивной и слаженной работы.

Полная структура компании, представленная в 2 режимах просмотра: дерево и список команды с удобным фильтром по группам, отделам и контактам.
Карточка сотрудника — удобный поп-ап с фото и другими данными, включая контакты, должность, отдел, руководителя, тип занятости (полная или частичная), продолжительность отпуска и больничных, а также история, значение и тип рейтов (почасовая или фиксированная ставка).
Календарь загруженности команды — сформированная из карточек база сотрудников, на манер виртуального архива с удобным фильтром данных по сотруднику, типу занятости, отделу и дате. Календарь позволяет отслеживать графики и визуально оценивать занятость сотрудников, планировать праздничные выходные и согласовывать отпуска, фиксировать нерабочее время и сверхурочные часы для расчёта трудозатрат.
Настройка доступа к системе — полезная функция, предусматривающая создание ролей (администратор, бухгалтер, работник или т. п.) и настройка доступов для них (полный или частичный). Это освобождает от необходимости каждый раз настраивать права для каждого сотрудника, а также позволяет предоставлять специальное разрешение клиентам для отслеживания прогресса проекта.

Эти и другие функции полезны не только HR-специалистам, но и руководителям проектов и компаний. Они позволяют эффективно управлять командами, оптимизировать рабочие процессы и снизить административную нагрузку. Простые HR-инструменты упрощают оценку занятости сотрудников и позволяют оптимально распределять обязанности внутри проектов.

Встроенная CRM — маст хэв для sales-менеджеров

С if.team не нужно использовать отдельную CRM, ведь сервис имеет все необходимые функции для эффективной работы отдела продаж.

Единая база клиентов — таблица, которая содержит карточки клиентов и контрагентов с контактной информацией и историей взаимодействия: обращениями, проектами и транзакциями.

Список лидов — удобный инструмент для работы с потенциальными клиентами, позволяющий отслеживать источники заявки, фиксировать ожидаемый бюджет и изменять статус лидов. Встроенный поиск и фильтр позволяют найти нужный лед по названию, клиенту, статусу и ответственному менеджеру.

«Достаться» до карточки лида, впрочем, как и «превратить» его в проект, можно буквально в один клик.

Канбан доска и воронка продаж — инструмент, который визуализирует процесс работы с потенциальными клиентами и позволяет отслеживать перемещение лидов по статусам. В случае, если статус лида меняется, его можно «перетащить» с одной доски на другую. Таким образом легко распределять потенциальных клиентов по этапам процесса продажи: от первого контакта до заключения сделки.

Как видим, сервис имеет приличный пакет CRM-инструментов, который будет только расширяться. Поэтому можно с уверенностью сказать, что с if.team легко менеджерить не только проекты, команды и финансы, но и управлять продажами и взаимоотношениями с клиентами. Всё в одном месте, без перегруженного интерфейса и посторонних интеграций.

Пример использования ERP-системы в компании Webnauts

Webnauts, как и многие другие IT-компании, долгое время менеджерила команду, финансы и проекты с помощью Excel. Позже мы применили тяжёлую артиллерию — пригласили в команду бухгалтера, и в основном табличками заведовал уже он. Затем в качестве таск-менеджера был злосчастный Битрикс24 — игла, с которой до сих пор не могут слезть около 10 тысяч украинских компаний. Так продолжалось 9 лет: мы чудом доехали на Экселе и Битриксе до размера команды в 60 человек, и наконец пересели на ERP-систему if.team.

Ни для кого не секрет, что if.team стала для компании Webnauts не просто первой, а собственной ERP-системой — стартапом, который изначально задумывался для внутреннего использования. Сервис начал разрабатываться ещё перед полномасштабным вторжением и слухами о битриксовском «жесте доброй воли». Но потом if.team вырос и ушёл в люди.

Так, мы стали первыми клиентами if.team и охотно расскажем об опыте внедрения ERP-системы в компании Webnauts. А началось всё с этого сообщения в рабочем чате вебнавтов:

Регистрация и заполнение данных

Все понимают, как иногда сложно компаниям мигрировать на новый софт, даже если он гораздо проще, функциональнее и способен заменить собой сразу все предыдущие программы. Именно поэтому сервис if.team заранее позаботился о том, чтобы сделать первое знакомство и настройку рабочего процесса максимально понятным, быстрым и комфортным. Вместо утомительного подключения сервиса – быстрое включение команды, – именно это и предлагает if.team. В самой команде отмечают, что онбординг занимает не более 15 минут.

Вебнавты проверили это на собственном опыте, и надо сказать, что наша команда быстро привыкла к новому инструменту и сразу погрузилась в рабочий процесс. Всё благодаря простому интерфейсу и привычным функциям: создать задачу — включить трекер — вершить великие дела. Легко начать работу с if.team позволяет удивительно быстрая регистрация и создание профиля.

Регистрация и начало работы сотрудника. Работа с сервисом начинается с регистрации, упростить которую позволяет всем полюбившийся метод авторизации через Google. Путь регистрации предполагает всего 3 шага и завершается активацией профиля по почте. По сути, карточка сотрудника уже заполнена, и если понадобится обновить контакты, изменить язык или пароль, то это можно сделать в соответствующем разделе.

ВСЁ! Дальше можно браться за задания и проекты.

База данных сотрудников на стороне администратора. Если посмотреть на if.team глазами руководителя, то увидим более широкие возможности для настройки работы всей команды: распределение по отделам, установка рейтов и предоставление доступов к системе.

Несмотря на богатый HR-функционал интерфейс администратора понятен и не вызывает никаких затруднений. Наоборот, упрощает работу благодаря одноразовой настройке прав и мощному визуальному инструменту — календарю загруженности команды с удобными фильтрами и функцией подтверждения отпусков.

Благодаря чему же онбординг сотрудников в системе if.team происходит так легко? Секрет — в минималистическом дизайне и максимальной функциональности. Кажется, в этом вопросе команда if.team полностью разделяет мнение одного известного французского писателя:

«Совершенства достигают не тогда, когда уже нечего добавить, а тогда, когда нечего забрать».

Собственно, сам сервис подчёркивает, что разработчики if.team «убрали всё лишнее и адаптировали функционал для проектно-ориентированного бизнеса».

Тестирование функционала

Важной частью процесса внедрения ERP-системы было тестирование её функционала. Когда компания является разработчиком и пользователем одновременно, то случается, что испытание софта происходит почти одновременно с тестировщиками. Так, в апреле 2023 года была запущена и впервые протестирована демоверсия if.team, а уже в следующем месяце произошёл переход на бета-версию сервиса уже внутри компании Webnauts.

На то время if.team имел все необходимые функции для полноценной работы команды и проджект-менеджеров, включая:

настройку задач со всеми необходимыми параметрами и фильтрами;
создание проектов по моделям Fixed price и Time-to-material;
тайм-трекер со всеми вытекающими последствиями: отслеживание часов, прогресс и подсчёт зарплаты по задачам и проектам;
HR-функционал по администрированию отделов и распределению ролей, формирование базы сотрудников с контактами и рейтами;
CRM-модуль с клиентской базой.

Благодаря реальному пользовательскому фидбеку каждого члена команды Webnauts сервис доказал не только свою жизнеспособность, но и актуальность, поддерживаемую интересом со стороны внешних компаний. Ведь уже через неделю внутреннего использования сервиса начались первые демопоказы функционала if.team более 30 украинским организациям.

Позже сервис приумножил прочие мощные фичи, которые сейчас активно используют более 500 активных юзеров: график сгорания бюджета, Сash Flow, P&L, автоматическая калькуляция расходов, календарь загруженности команды, лиды и воронка продаж, уведомления, интеграции с посторонними сервисами и другие функции, незаменимые для проектных компаний.

Обучение сотрудников

Как только завершилось тестирование новой платформы, 60+ сотрудников компании Webnauts мигрировали на if.team. Опыт внедрения ERP систем на примере вебнавтов показал, что самое сложное в этой истории — далеко не технический, а человеческий фактор. Но хорошо, что создатели if.team это предусмотрели.

Вместо привычного сценария «вот вам инструкция — разбирайтесь сами», команда получила персонального менеджера, который не просто организовал онбординг, а буквально взял за руку и провел сквозь все тернии настроек. Пример ERP системы if.team демонстрирует, как выглядит клиентская поддержка: бесплатная помощь с настройкой системы, консультации по оптимальному использованию функционала и адаптация команды на старте.

Самое интересное в if.team — это возможность кастомизации интерфейса под конкретные роли. Проектно-ориентированная ERP система демонстрирует пример грамотного подхода: вместо универсального перегруженного меню каждый сотрудник видит только то, что нужно для работы.

Девелоперы, дизайнеры и digital-специалисты Webnauts работают преимущественно с тайм-трекером и модулем задач — другие модули либо блоки скрыты, чтобы ничто не отвлекало от кодинга, проектирования и продвижения. Проджект-менеджеры имеют доступ к финансовому модулю — с Сash Flow, P&L и графиком сгорания проектных бюджетов. Sales-отдел оперирует лидами и воронками продаж, а CEO видит всю картину — от операционки до стратегических показателей. Таким образом, if.team — как конструктор LEGO: собираешь рабочее место под нужды конкретного работника.

Такая гибкость — одно из ключевых преимуществ внедрения ERP систем на примере if.team, ведь каждый фокусируется на своих задачах, а не бродит по лабиринтам ненужных функций. Когда дизайнер не видит сложных финансовых отчетов, а бухгалтер не запутывается в канбан-досках разработчиков, производительность закономерно растёт.

Отдельно стоит упомянуть о системе поддержки пользователей. Примеры ERP систем часто грешат нехваткой документации либо формальными отписками в стиле «смотрите раздел з популярными запросами клиєнтов». В if.team подошли иначе и создали живую экосистему обучения. База знаний с конкретными кейсами постоянно пополняется, Telegram-канал регулярно публикует обновления со скриншотами, а техподдержка… реально работает!

Пример внедрения ERP системы в IT-компании Webnauts показывает, что обучение — это не разовая акция, а беспрерывный процесс. Сотрудники постепенно открывают новые возможности системы по мере роста своих компетенций. Поначалу junior-разработчик использует базовый функционал, к примеру, тайм-трекинг, а через некое время уже отчитывается об эффективности собственной работы.

Внедрение ERP систем на примере Webnauts подтверждает: когда платформа растет вместе с командой, это создает синергию развития всей компании.

Полный переход на if.team

Миграция на новую платформу — это как переезд в новую квартиру: можно все сбросить в коробки и перевезти за день, а можно методично, комната за комнатой. Webnauts выбрали второй вариант, продемонстрировав классический пример внедрения ERP системы с поэтапным подходом, который минимизирует риски для компании и стресс для команды.

Первым «заехал» финансовый модуль. Логика проста — деньги любят учет, а управляющие партнеры любят понимать, куда они идут. График сгорания бюджета сразу вызвал инсайты о некоторых проектах: не все были такими прибыльными, как казалось. Когда финансисты освоились и перестали ностальгировать по Excel-табличкам, был подключен следующий модуль.

Менеджер задач запустили через две недели. Здесь было немного сопротивления — не все сотрудники привыкли трекать время. Но со временем оценили пример ERP системы if.team, который автоматически считает зарплату на основе использованного времени, и сопротивление быстро сменилось энтузиазмом. Особенно после первой зарплатной ведомости — со всеми начислениями и удержаниями по конкретным категориям и проектам.

Управление проектами стало финальным аккордом. К этому моменту команда уже почувствовала вкус интегрированной системы, когда данные из одного модуля автоматически подтягиваются в другой. ERP система if.team – яркий пример такой синергии: создал задачу → затрекал время → расходы мгновенно отразились в бюджете проекта → менеджер видит реальную картину рентабельности.

Благодаря готовому скрипту для миграции данных с Битрикс24 переход на новую платформу оказался быстрым, безболезненным и… бесплатным. Техподдержка if.team взяла на себя весь процесс в рамках онбординга — мы просто предоставили доступ, пока база клиентов, история проектов и финансовые данные не оказались в новом месте. Примеры ERP систем редко могут похвастаться таким клиентоориентированным подходом.

Полный переход на платформу if.team занял около двух месяцев – от первого ввода логина до момента, когда все процессы компании объединились в единую рабочую систему. Было ли сложно? Да. Стоит ли оно того? Абсолютно. Успешный пример внедрения ERP системы — это когда через квартал никто уже не вспоминает, как работалось раньше, потому что новая реальность оказывается удобнее старой.

Обратная связь и улучшение системы

Пример ERP системы, растущей вместе с пользователями, — это когда твои пожелания не просто слышат, а воплощают. if.team разрушает стереотип о невозмутимых вендорах и дает почувствовать себя настоящими соавторами платформы. Так, наши предложения и баг-репорты во многом повлияли на формирование roadmap ERP системы. Нужно массовое редактирование задач, транзакций и лидов? Обновление готово. Интересует планирование контактов с потенциальными клиентами? Функция уже в продакшне. Примеры ERP систем с таким уровнем гибкости можно пересчитать по пальцам одной руки.

Особенно интересно наблюдать, как со временем предложения Webnauts становятся полезными для других компаний. Например, предлагаемая нами функция учета стоимости итерации в бюджете проекта стала must-have для многих архитектурных бюро и дизайн-агентств.

В то же время многие новые фичи родились из фидбека десятков других компаний: гибкие поля от продакшн-студии Diez agency, бэклог продукта от IT-компании SolidWay или же автоматический расчет процента от проектного бюджета, предложенный геймдев-студией Play Fusion Labs.

Как видим, внедрение ERP систем на примере if.team создает своеобразный эффект домино, когда улучшение для одного становится преимуществом для всех. Такой подход создает win-win ситуацию: компании получают систему, максимально заточенную под рабочие процессы, команда if.team – лояльных клиентов и ценный опыт, а рынок — живой пример ERP системы, которая постоянно развивается благодаря синергии разработчиков и пользователей.

Постоянная техническая поддержка

Купить подписку и остаться наедине с системой — классический кошмар любого бизнеса, который часто приводящий к сценарию, когда команда пытается разобраться в функционале, теряет время и терпение, и, в конце-концов, просто возвращается к старым инструментам. Поэтому внедрение ERP системы для предприятия, пример которого показывает компания Webnauts, не обходится без качественной техподдержки.

После запуска нового софта начинается самое интересное — ежедневная работа. В первые месяцы команда привыкает к новым процессам, обнаруживает неочевидные нюансы и часто сталкивается с ошибками. Но в отличие от многих ERP систем, где обращение к техподдержке может затягиваться на дни и даже недели, команда if.team не только облегчает адаптацию, но и обеспечивает оперативную помощь по любым вопросам — от банального «как создать проект?» до сложной интеграции с другими сервисами. Например, если финансовые отчеты P&L или Cash Flow кажутся вам такими же сложными, как и нам в свое время, специалисты не просто объяснят их принцип работы, а помогут правильно настроить и запустить финансовый менеджмент компании.

Кроме того, внедрение ERP систем на примере if.team включает сервисные интеграции для автоматического импорта платежей (ПриватБанк, Monobank), создания лидов по звонкам (Ringostat) или Google Calendar для синхронизации задач. Все эти возможности доступны без дополнительной платы и настраиваются индивидуально под потребности каждой компании. Например, когда мы подключили банковские интеграции, то наш бухгалтер едва не расплакался от счастья: транзакции попадают в систему и привязываются к банковским счетам, контрагентам и проектам в реальном времени.

Внедрение ERP систем на примере нашего опыта показывает: когда есть надежный тыл в виде саппорта, любая проблема решается легко и быстро. Обратиться за помощью к техподдержке if.team — это дело трех кликов: достаточно вызвать быстрое меню, нажать кнопку «Поддержка» и заполнить короткую форму. Своевременная помощь от экспертов, которые знают специфику работы с проектно-ориентированными компаниями, определяет успех внедрения не меньше, чем функционал ERP системы. Можно создавать самые крутые фичи, но если команда не понимает, как ими пользоваться — грош цена такому софту.

К счастью, команда Webnauts имела успешный пример внедрения ERP системы. За все время использования if.team ни один вопрос не остался без ответа. Программное решение с таким уровнем поддержки — это уже не просто корпоративная платформа. Это партнер, помогающий бизнесу расти и развиваться. И в этом, пожалуй, самый ценный актив любой ERP-системы — люди, которые стоят за продуктом и искренне болеют за успех каждого клиента.